ACTIVIDADES DE CONTROL

JUAN CAMILO RAMIREZ G. EDGAR GEOVANNY DORADO JESUS DAVID PARRA B. ADRIANO MUOZ C. JOSE DAVID TORRES A.

5/2/12

COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO

Haga clic para modificar el estilo de subttulo del patrn

5/2/12

Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la organizacin y en cada una de las etapas de la gestin, partiendo de la elaboracin de un mapa de riesgos conociendo los riesgos, se disponen los controles destinados a evitarlos o minimizarlos, los cuales pueden agruparse en tres categoras, segn el objetivo de la entidad con el que estn relacionados:

5/2/12

En muchos casos, las actividades de control pensadas para un objetivo suelen ayudar tambin a otros: los operacionales pueden contribuir a los relacionados con la confiabilidad de la informacin financiera, stas al cumplimiento normativo, y as sucesivamente. A su vez en cada categora existen diversos tipos de control:

5/2/12

5/2/12

TIPOS DE ACTIVIDADES DE CONTROL

Existen diferentes descripciones de tipos de actividades de control que van desde controles preventivos a detectivos, manuales, informticos y controles de direccin. A continuacin se ejemplifican la gama y variedad de actividades de control:

5/2/12

Las actividades de control se respaldan en dos elementos importantes: polticas y procedimientos. Las polticas determinan que es lo que se debera hacer, y los procedimientos determinan las acciones a llevar a cabo para cumplir las polticas. 5/2/12

CONTROL EN LOS SISTEMAS DE INFORMACIN

Los sistemas estn diseados en toda la Empresa y todos ellos atienden a uno o ms objetivos de control.

5/2/12

Los Controles Generales

5/2/12

Estos controles siguiente:

incluyen

lo

5/2/12

Controles de Aplicacin

5/2/12

Relacin entre controles generales y de aplicacin

5/2/12

Necesidades especficas
La complejidad de la organizacin as como el tipo y alcance de sus actividades repercute lgicamente en las actividades de control llevadas a cabo por sta. Cuanto ms complejas y diversificadas son las actividades de una organizacin, ms difciles son los problemas de control que sta afronta en relacin a otra empresa que posee actividades ms sencillas y menos variadas. Respecto de las pequeas y medianas empresas, los conceptos bsicos de las actividades de control aplicados en las empresas grandes, no difieren significativamente, aunque el grado de formalizacin de sus operaciones s.

5/2/12

Las actividades de control tienen que evaluarse en funcin al contexto establecido por la direccin para afrontar los riesgos relacionados con los objetivos establecidos, por lo tanto la evaluacin tendr en cuenta si las actividades de control estn relacionadas con el proceso de evaluacin de riesgos y si son apropiadas para asegurar el cumplimiento de los objetivos.

Evaluaci n

5/2/12

CONCLUSIONES
Atendiendo a necesidades gerenciales fundamentales, los controles se entrelazan a las actividades operativas como un sistema cuya efectividad se acrecienta al incorporarse a la infraestructura y formar parte de la esencia de la institucin. Mediante un esquema de controles incorporados como el descripto:

5/2/12

INFORMACIN Y COMUNICACIN Actualmente dada la facilidad

y la disponibilidad, las organizaciones tienen acceso a un gran caudal de datos, existen algunos que son tiles y relevantes para la empresa y para la realizacin de los objetivos propuestos por sta. Esa gran base de datos, al ser estilo de subttulo del Haga clic para modificar el til para la organizacin pasa patrn a ser informacin necesaria para la consecucin de sus actividades y fines. La informacin recogida debe ser relevante para la gestin del negocio, adems de ser clara y oportuna.
5/2/12

necesaria para el progreso de los objetivos fijados por la organizacin, tanto informacin interna como externa. Con la informacin oportuna, precisa y fiable la direccin puede tomar decisiones precisas y congruentes con sus objetivos.
5/2/12

Informaci n La informacin es

Estrategias y sistemas integrados

5/2/12

5/2/12

5/2/12

5/2/12

La Comunicacin en la Organizacin

Haga clic para modificar el estilo de subttulo del patrn

5/2/12

Comunicacin interna

5/2/12

Comunicaci n

5/2/12

Comunicacin externa

5/2/12

Monitor eo

5/2/12

Los sistemas de control interno requieren que sean monitoreados, un proceso que valora la calidad del desempeo del sistema en el tiempo. Las deficiencias del control interno deben reportarse hacia arriba, informando los asuntos delicados a la gerencia, a la junta directiva. Los sistemas de control interno cambian con el tiempo. La manera como se aplican los controles tiene que evolucionar. Debido a que los procedimientos pueden tornarse menos efectivos, o quizs no se desempeen ampliamente.

5/2/12

El monitoreo asegura que el control interno continua operando efectivamente. Este proceso implica la valoracin, por parte del personal apropiado, del diseo y de la operacin de los controles en una adecuada base de tiempo, y realizando las acciones necesarias.
5/2/12

El monitoreo puede hacerse de dos maneras: mediante actividades ongoing o mediante evaluaciones separadas.

5/2/12

ACTIVIDADES DE MONITOREO ONGOING

Son mltiples las actividades que sirven para monitorear la efectividad del control interno en el curso ordinario de las operaciones. Incluyen actos regulares de administracin y supervisin, comparaciones, conciliaciones y otras acciones rutinarias.

5/2/12

Ejemplos de actividades de monitoreo ongoing:

Los datos registrados mediante los sistemas de informacin se comparan con los activos fijos. Los inventarios de productos terminados, por ejemplo, se pueden examinar peridicamente. Los conteos se comparan con los registros contables, y se reportan las diferencias.
5/2/12

EVALUACIONES SEPARADAS Mientras que los procedimientos de monitoreo

ongoing usualmente proporcionan retroalimentacin importante sobre la efectividad de otros componentes de control, puede ser til tomar de tiempo en tiempo una mirada fresca, centrada directamente en la efectividad del sistema.

5/2/12

Alcance y frecuencia

Las evaluaciones del control interno varan en alcance y frecuencia, dependiendo del significado de los riesgos que estn siendo controlados y de la importancia de los controles en la reduccin de aquellos.

5/2/12

La evaluacin de un sistema de control interno completo que ser necesitada con menos frecuencia que la valoracin de controles especficos puede motivarse por diversas razones: estrategia principal o cambio administrativo, adquisiciones y disposiciones, o cambios significativos en las operaciones o en los mtodos de procesamiento de informacin financiera.

5/2/12

Quin evala?
A menudo, las evaluaciones toman la forma de autovaloraciones, en las que las personas responsables por una unidad o funcin particular determinan la efectividad de los controles para sus actividades.

5/2/12

Luego, todos los resultados estarn sujetos a la revisin del director ejecutivo. La valoracin de la divisin ser considerada por la administracin corporativa, junto con las evaluaciones del control interno de las otras divisiones.

5/2/12

El Proceso de Evaluacin

La evaluacin del sistema de control interno es un procedimiento en si mismo. Puesto que las aproximaciones y las tcnicas varan, deber existir una disciplina en el proceso, as como ciertas bases inherentes a el. El evaluador debe determinar como trabaja el sistema actualmente. Los procedimientos diseados para operar de una manera particular pueden ser modificados en el tiempo para operar en forma diferente.

5/2/12

El evaluador debe analizar el diseo del sistema de control interno y los resultados de las pruebas aplicadas. El anlisis debe conducirse frente a los criterios establecidos, con el objetivo ltimo de determinar si el sistema provee seguridad razonable con respecto a los objetivos establecidos.

5/2/12

Metodolog a

Esta disponible una amplia variedad de metodologas y herramientas, incluyendo listas de verificacin, cuestionarios y tcnicas de diagramas de flujo.

5/2/12

5/2/12

Documentaci n La extensin de la documentacin del sistema de control interno de una entidad vara con el tamao, la complejidad y factores similares de la entidad. Las empresas 1 grandes usualmente tienen manuales de polticas, organigramas formales descripciones de trabajo escritas, instrucciones de operacin, diagramas de flujo del sistema y de informacin, etc.

Muchos controles son informales e indocumentados, no obstante lo cual algunas se desempean regularmente y son altamente efectivos. El hecho de que existan controles no documentados no significa que el control interno no sea efectivo, o que no pueda ser evaluado.

5/2/12

Plan de accin

Los ejecutivos dirigen evaluaciones de los sistemas de control interno para, en primer lugar, poder considerar los siguientes aspectos sugeridos sobre donde iniciar y que hacer:

5/2/12

5/2/12

5/2/12

APLICACIN A ENTIDADES PEQUEAS Y MEDIANAS

Las actividades de monitoreo ongoing de las entidades pequeas y medianas es ms probable que sean informales e implican al CEO y a otros administradores claves.

5/2/12

EVALUACI N

Extensin en la cual el personal, en el desempeo de sus actividades regulares, obtiene evidencia de si el sistema de control interno contina funcionando. Extensin en la cual las comunicaciones provenientes de partes externas corroboran la informacin generada internamente, o indica problemas. Comparaciones peridicas de las cantidades registradas por el sistema de contabilidad con los activos fsicos. La sensibilidad frente a las recomendaciones de auditores internos y externos como medios para fortalecer los controles internos.

5/2/12

Extensin en la cual los seminarios de entrenamiento, las sesiones de planeacin y las otras reuniones proporcionan retroalimentacin a la administracin sobre si los controles operan efectivamente. Si el personal es preguntado peridicamente para establecer si entiende y cumple con el cdigo de conducta de la entidad y desempea regularmente actividades criticas de control. Efectividad de las actividades de auditoria interna.

5/2/12

Evaluaciones separadas

Alcance y frecuencia de las evaluaciones separadas del sistema de control interno. Conveniencia del proceso de evaluacin. Si la metodologa del sistema de evaluacin es lgica y apropiada. Conveniencia del nivel de documentacin.

5/2/12

Reporte de deficiencias

5/2/12

MUCHAS GRACIAS

5/2/12