ADMINISTRACAO DO TEMPO

Administrao do Tempo


Uma das principais reclamaes do ser humano nos dias de hoje sem dvida alguma a falta de tempo para fazer tudo que gostaramos. Muitas pessoas tm a ntida sensao de que a vida est passando rpido demais e que acabam literalmente correndo sobre as coisas realmente importantes na vida. Administrar seu tempo na poca em que vivemos se tornou algo totalmente indispensvel e necessrio, que deveria vir como matria bsica na pr-escola, para que crissemos bons hbitos de produtividade logo na nossa infncia. Estudo h muitos anos esse tema e posso afirmar que no so tcnicas mgicas que iro resolver o seu problema do dia para a noite. preciso que voc repense um pouco sobre sua prpria vida para escolher ter mais tempo, pois como veremos em diversos momentos, voc que escolhe ter ou no ter mais vida, mais equilbrio, mais foco e mais atividades importantes.

Metodologia

Na metodologia da Trade do Tempo, defende-se uma metodologia, de aplicao rpida e prtica no seu dia-a-dia que poder fazer voc realmente melhorar a sua qualidade de vida. Podemos resumir a metodologia em 3 princpios bsicos que tero muito congruncia com sua vida pessoal e profissional: Sentido, Realizao e Execuo.

Os trs Princpios da Metodologia Trade

1- Coloque Sentido para seu Tempo:


Em primeiro lugar necessrio que voc ache sentido em seu dia-a-dia, fazer com que cada visita, com que cada tarefa tenha uma relevncia com aquilo que realmente importante para voc. descobrir o propsito verdadeiro das coisas que voc ir dedicar seu tempo e isso consiste em fazer uma auto-anlise e achar o que realmente voc quer da sua vida, quais os seus papis fundamentais que voc quer dedicar tempo e quais funes voc no quer mais ou precisa eliminar. Todo seu tempo distribudo entre atividades Importantes, Urgentes ou Circunstanciais, ou seja, uma Trade do Tempo. A palavra Trade significa conjunto de trs coisas. O tempo sempre referenciado sempre em trs: dia, ms, ano; dcadas, sculos, milnios. No computador o nmero de maior preciso numrica para clculos de banco de dados o nmero 3, o tomo composto por trs elementos. Se voc comear a reparar e pesquisar, o nmero 3 de grande importncia para o tempo e para a humanidade. A Trade do Tempo divide todas as atividades que voc faz no seu tempo em trs esferas: Importncia, Urgncia e Circunstncias.

A definio de importante pela Trade algo que tem prazo para ser feito, vai trazer resultados para voc a curto, mdio ou longo prazos. So atividades que esto conectadas sua misso de vida pessoal, aos seus papis e sempre resultam em benefcios para voc em todos os aspectos. Urgncia so todas as atividades em que o prazo terminou ou est curto e devem ser feitas imediatamente. So atividades que em geral trazem estresse ou presso. Circunstncias so todas as atividades que desperdiam seu tempo, que voc faz sem total vontade ou devido presso de outras pessoas. So atividades feitas em excesso. A principal diferena da Trade para outros modelos que as esferas da Urgncia e da Importncia no se misturam. No existe nada importante e urgente simultaneamente. Isso um grande engano. Pense dessa forma: se voc precisa levar seu carro para consertar um barulhinho algo importante. Se esse barulho cresceu e impede seu carro de andar, ir ao mecnico se tornou algo extremamente urgente. Separando as esferas, fica muito mais claro identificar como voc gasta seu tempo. Seu foco deve ser manter a esfera da Importncia maior que as outras, reduzindo as Urgncias e eliminando as Circunstncias. Sabendo aonde voc utiliza seu tempo atualmente o fundamental decidir como gostaria de utilizar seu tempo futuramente. E isso exigir de voc uma viso de algo importante e planejamento para correr atrs desse objetivo. Dar sentido para as coisas focar seu tempo naquilo que importante, ou seja, aquilo que no tem pressa e sempre traz resultados para voc. Reduzir as coisas urgentes que trazem presso e estresse e eliminar as coisas circunstanciais que no trazem nenhum resultado e apenas desperdiam seu tempo.

2- Faa com que cada dia ajude a Realizar seus sonhos.



Depois que voc descobre o sentido fica muito mais fcil determinar o segundo princpio da Trade que a realizao, o que significa descobrir as suas metas de curto, mdio e longo prazos e colocar seu dia-a-dia aes para alcan-las. Isso mostra que voc est evoluindo e no simplesmente agindo, est fazendo com que seu tempo ajude-o a conquistar seus sonhos importantes. Na metodologia Trade, utilizamos o conhecido conceito de definio de metas do Peter Drucker, SMART, pois um dos mais orientados para ao com produtividade que j conheci. Smart um acrstico que significa: especificar seus objetivos (detalhar no maior nmero de detalhes possvel aquilo que voc quer); Mensurar (especificar o esforo monetrio ou de tempo), definir Aes (que permitem criar tarefas e compromissos em dias especficos, quer faro seus objetivos sarem do lugar aos poucos e de forma consistente), Realizao (dar o verdadeiro sentido do porque executar o objetivo, ao invs de ter muitas metas e poucas concluses) e por ltimo o Temporal (meta sem data de trmino nunca sair da fase do sonho).

3- Mais vale uma boa Execuo do que uma tima Estratgia



No adianta nadar gastar seu tempo com planos mirabolantes se voc no tiver execuo, que o nosso ultimo princpio e a prtica do sentido e da realizao nas horas do seu dia. Isso significa criar atividades, estipular sua durao em horas e prioriz-las no dia certo. Cada dia precisa ter uma lista de prioridades que contemple tudo que deve ser feito no seu dia (incluindo as atividades de sentido e realizao), a soma de horas dessas atividades d o tempo previsto de trabalho. Administrao de tempo basicamente matemtica: um dia de trabalho tem em mdia 8 horas, se voc tiver tarefas que ultrapassem essa medida, voc nunca ser produtivo. A recomendao (e o que acontecer quando voc tiver bons hbitos de planejamento) que voc planeje no mximo 70% das horas de trabalho previstas no seu dia, o restante fica reservado para coisas no previstas, eventuais urgncias e se sobrar mesmo, para voc aproveitar! A boa gesto do tempo consiste em alocar para cada dia de trabalho apenas o que deve ser feito naquele dia, se no para ser feito hoje, a atividade no deve estar na lista de prioridades de hoje. Foque em aumentar o volume de atividades Importantes, manter as urgncias sobre controle e dizer no para as atividades circunstanciais. A metodologia Trade composta por 5 fases que foram resumidamente comentadas acima. Para complementar, veja algumas dicas essenciais para voc administrar bem seu tempo:

1 Escolha e USE uma ferramenta para gerenciar seu tempo



Um dos grandes viles da improdutividade humana a mania que temos de guardar o que temos para fazer na cabea, isso gera esquecimentos e urgncias. extremamente necessrio que voc escolha uma ferramenta para descarregar suas prioridades e liberar sua mente para pensar, no para ficar preocupada com o que deve ser feito. Voc precisa ter uma agenda eficiente, um smartphone, um software ou um sistema na Internet, que ajude voc a priorizar seus dias, planejar suas metas, agendar suas reunies, etc. Reserve um tempo para escrever tudo que voc tem para fazer, em todas as reas na sua vida e anote na ferramenta. Tenha a segurana de que suas prioridades atuais e futuras esto bem guardadas.

2 Delegue. Voc no onipresente.



Quanto mais voc delegar mais tempo livre voc ter. incorreto pensar que apenas voc pode fazer a tarefa na empresa. Se a tarefa repetida constantemente, escreva um processo, imprima e treine as pessoas a segui-lo.

3 Coloque momentos importantes em sua semana



No deixe os dias serem apenas urgncias e circunstncias. Comece a colocar pequenos momentos importantes em seus dias como, por exemplo, um almoo em famlia, sair um pouco mais cedo para ir ao cinema, pegar seus filhos na escola, praticar um esporte ou um hobby. Nossa recomendao que voc planeje sua semana, pois dessa forma mais fcil evitar as urgncias e colocar o que voc deseja no seu tempo e no se tornar escravo do tempo.

4 Aprenda com suas urgncias

A maioria das urgncias da sua equipe e da sua rotina poderia ser evitada! Na prxima vez que algo urgente acontecer, pare e pense como poderia evitar que esse problema se repita. Em geral, com antecipao e planejamento, voc conseguir reduzir as urgncias.

5 Domingos so pessoais
 

Sua famlia e sua vida precisam de voc! Evite ao mximo utilizar seu domingo para trabalhar. Desligue seu notebook, seu celular, esquea a empresa. Faa passeios com a famlia, aproveite seu tempo com as pessoas importantes de sua vida. Recomendo que no final do seu domingo voc planeje a sua semana, de modo a priorizar atividades importantes para seus dias e prevenir eventuais urgncias.

6 Mantenha seu ambiente organizado

Organize seu local de trabalho, sua papelada, suas revistas e seus armrios. Estima-se que uma pessoa gasta 40 minutos por dia localizando informaes... e isso muito tempo perdido.

7 Controle seus e-mails!



No fique com o e-mail aberto a todo o momento, estipule horrios e nesses perodos limpe sua caixa de entrada, movendo para pastas informaes e transformando e-mails em tarefas ou reunies. Caixa de Entrada para ficar apenas com e-mail que voc est trabalhando ou que esto pendentes com terceiros, ela uma extenso da sua lista de prioridades!

8 Aprenda como Administrar seu Tempo



Encaro a gesto de tempo de tempo como uma cincia, exata e humana ao mesmo tempo. Voc precisar de uma metodologia que ajude voc a realmente ganhar mais tempo no seu dia-a-dia.

Como administrar seu tempo?

Mais do que controlar as horas, os minutos e os segundos do dia, uma boa gesto do tempo exige, prioritariamente, a definio clara do rumo que voc deseja dar sua vida e sua carreira. Disso resultar todo o resto: dias menos desgastantes, compromissos respeitados, tarefas realizadas no prazo programado, metas alcanadas com serenidade e convvio saudvel com a famlia. Essa , na opinio dos principais especialistas em gesto do tempo, a nica estratgia eficiente para quem sonha em assumir as rdeas da situao. Agendas, relgios, palms e computadores, tidos por muita gente como a soluo para o problema, so apenas ferramentas eficientes que o ajudaro a atingir esse objetivo. Qualquer um de ns pode controlar melhor o prprio tempo e deixar de fazer parte do time dos que vivem reclamando do fato de o dia ter apenas 24 horas. Voc est disposto a reconquistar a autonomia de sua vida? Ento no perca mais um nico minuto.

Dicas de como administrar o tempo

Defina prioridades: Administrar o tempo fazer com que as pessoas busquem o que mais importa na vida delas. preciso definir o que realmente importante para voc, e jamais perder esse foco. Voc d um grande passo nesse sentido quando consegue uma boa combinao entre o que deseja para sua vida, a contribuio que pretende dar sociedade e a sua atividade profissional. Essa a essncia da administrao do tempo eficiente, pois voc estar sempre dando o melhor de si mesmo na execuo das atividades.

Livre-se dos maus hbitos

Quando aceitamos um emprego, estamos, na realidade, nos comprometendo a ceder empresa parte do nosso tempo, alm de esforo, capacidade, conhecimento e talento . O problema que aproveitamos mal o tempo, e para dar conta do recado comeamos a usar para o trabalho horas que deveriam ser empregadas em outras atividades. Agimos assim porque adquirimos maus hbitos - e maus hbitos normalmente geram conforto no curto prazo. " o caso da procrastinao. Deixar de fazer uma tarefa que no queremos num determinado momento gera um certo conforto por algumas horas. S que no fim do dia o problema continuar l, esperando por voc para ser solucionado."

Grande nmero de atividades



Agenda, palm, computador e caderno passam a ser bastante teis a partir de agora. Utilize a ferramenta que achar mais adequada para fazer sua lista de atividades. Defina quais as prioridades do dia e concentre-se nelas. Procure manter o foco. No perca tempo com coisas que no so importantes e cuidado para no se deixar levar pela ansiedade. V riscando tudo aquilo que for executando. Isso fundamental, pois o deixar estimulado e dar a sensao de que est realmente solucionando os problemas. Se precisar trabalhar mais horas que o normal num determinado perodo do ms, prefira chegar mais cedo ao escritrio a sair mais tarde. Se tiver de levar trabalho para casa, programe-se para conclu-lo uma hora antes de se deitar, para reduzir a ansiedade e dormir mais tranqilo. Muitos profissionais passam noites em claro por causa disso.

E-mail


Abra-os, no mximo, duas vezes ao dia. "Quem fica o tempo todo olhando seu correio eletrnico geralmente tem o perfil de uma pessoa ansiosa", diz Sandro Vieira, da Escola de Lderes. Contenha-se. Quando abri-los, no entanto, responda-os no mesmo instante. Coloque os que necessitam de maior ateno e demandam mais tempo na sua lista de prioridades.

Excesso de Informaes

Mesmo que voc tenha uma capacidade acima da mdia para absorver informaes, jamais conseguir assimilar tudo o que deseja. "Um dos segredos no perder tempo com o que os outros acham que voc deve saber. Voc precisa desenvolver um senso crtico em relao ao que deve ou no ler, e saber se uma determinada informao ser til para o seu trabalho. As pessoas perdem muito tempo lendo informaes que so interessantes mas no importantes. Para desenvolver uma disciplina, estabelea um nmero de pginas para ler diariamente. Ou ento determine um tempo fixo: 30 minutos, 45 minutos, uma hora. "Escolha o perodo do dia em que seu nvel de compreenso maior", diz Sandro Vieira, da Escola de Lderes. "Caso contrrio, voc acabar tendo de reler o texto para assimil-lo." Evite tambm deixar papis com anotaes soltos em sua mesa. O ideal colocar todas elas num nico lugar (caderno, agenda, palm etc.). De acordo com uma pesquisa feita pelo Instituto Franklin Covey, perdemos em mdia 28 minutos por dia tentando encontrar em nossa mesa as informaes de que tanto necessitamos.

Telefone


instantneo: o telefone toca e voc o atende, desviando sua ateno. Alm de perder a concentrao no que estava fazendo, voc corre o risco de empregar seu tempo em algo sem muita importncia (um amigo querendo bater papo, outro desejando consult-lo sobre um problema dele e no seu etc.). Para filtrar as ligaes, voc pode orientar melhor sua secretria, usar uma caixa postal para receber e gravar as mensagens ou mesmo determinar um horrio para atender s ligaes. Nesse ltimo caso, avise as pessoas sobre a hora em que estar disponvel para os telefonemas e pea que procurem respeit-la. Evite abrir excees. Seja sempre claro e objetivo ao falar ao telefone no trabalho.

Reunies


Alguns executivos, na tentativa de reduzir o tempo de durao das reunies, adotam a estratgia de faz-las em p. Isso s funciona se o tema no exigir muita anlise, reflexo e debate. Para tornar as reunies produtivas, adote as seguintes medidas: agende a reunio com antecedncia, defina a pauta alguns dias antes e comunique a todos, no convoque ningum que no seja realmente necessrio, controle as conversas paralelas e os que monopolizam o dilogo, e procure no sair da pauta. Reunies com mais de uma hora de durao geralmente so menos produtivas e mais cansativas. Outra maneira eficiente de impedir que esses encontros se alonguem demais agend-los estrategicamente s 11h30 (prximo ao horrio de almoo) ou s 4 horas de uma sexta-feira (quando todos j estaro pensando no fim de semana). Reunies nesses horrios costumam ser mais rpidas, pois a maioria das pessoas tende a ser mais objetiva para satisfazer o hbito alimentar ou para programar as atividades do sbado e do domingo.

Acumulo de Tarefas


Geralmente reflexo de centralizao excessiva. Delegue as tarefas. Para faz-lo de maneira eficiente, no entanto, voc precisa conhecer bem sua equipe e distribuir as tarefas de acordo com o perfil e a capacidade de cada um. Se voc delegou, porque confia nas pessoas. No fique, portanto, interferindo no trabalho dos subordinados como se fosse o nico capaz de resolver o problema com eficincia e dentro do prazo programado.

Interrupes


Se voc daquelas pessoas que esto sempre disponveis, ento sabe o quanto as interrupes atrapalham o desenvolvimento do trabalho.

Burocracia


um mal crnico em muitas organizaes. Que fazer? Simplifique o que for possvel. H um grande nmero de atividades que somos obrigados a cumprir e que no agregam nenhum tipo de valor empresa, ao produto e ao trabalho. Ento, por que continuar? Tente questionar as tarefas que contribuem para a manuteno da burocracia e eliminar as que estiverem dentro de sua alada.

Celular


O recurso "olho mgico", que identifica quem est chamando, um grande aliado. S atenda quando for algum com quem voc no pode deixar de falar. Retorne as outras ligaes num horrio que no prejudique o seu trabalho. Ter um segundo celular apenas para chamadas urgentes uma alternativa. Isso s funcionar, claro, se voc for bastante seletivo na hora de divulgar esse outro nmero.

Imprevistos


No h como evit-los. Mas uma maneira eficiente de impedir que os acontecimentos inesperados provoquem um caos no seu dia de trabalho manter um espao de tempo livre na agenda para cuidar desse tipo de problema. Dessa forma, o imprevisto estar relativamente previsto dentro de sua programao. Enfim, h um velho ditado popular que diz que tempo dinheiro. um grande erro. Tempo vida. Cuide bem dele.

Vrus da Procrastinao
Uma das vils do desperdcio de tempo a procrastinao - o velho e mau hbito de empurrar tudo com a barriga.

Perfeccionista


A vontade de fazer um trabalho sempre excepcionalmente bem-feito tamanha que ele perde o tempo em estudos e preparaes e acaba fazendo tudo s na ultimssima hora. Antdoto: estabelea dois prazos finais e use o espao de tempo entre um e outro para dar "aquele" acabamento.

Fantasioso


Este um sujeito sensacional para ter idias, mas um fiasco na hora de concretiz-las. Pode funcionar ao lado de outros mais ativos, mas sozinho um problema. Antdoto: fale menos sobre suas idias aos outros do que a si mesmo e antecipe o prazo de finalizao, de maneira a usar esse tempo extra para tornar o trabalho ainda maior e mais criativo.

Medroso


Quando uma tarefa ou projeto pousa na mesa dele, o mundo cai. O medo de tomar o caminho errado ou de chocar algum com sua deciso o transforma numa esttua paraltica. Antdoto: use recursos simples de neurolingstica, como dizer a si mesmo "Vai, vai" diante da primeira e de todas as outras sensaes de medo que sentir no trabalho.

Criador de Crises


Ele s funciona no ltimo minuto e sob presso, quando o prazo est estourando e os colegas da equipe j esto arrancando os cabelos. No move uma palha enquanto no ouvir o alarme. Pode at alcanar alguma genialidade, mesmo a 1 minuto do tempo regulamentar. Mas, a essa altura, j est precipitando todo mundo numa loucura que deveria ser s dele. Antdoto: crie um plano pessoal de recompensas regado a adrenalina -como aventuras de mountain biking ou rafting - para forar-se a terminar tudo rpido e da cair na estrada.

Raivoso


Mistura as obrigaes do trabalho com os sentimentos que tem em relao a outras pessoas envolvidas no processo. Ento, ou no faz o trabalho a tempo, ou faz, mas tudo errado, transbordando de raiva. Antdoto: tente encontrar algo de muito recompensador no trabalho, foque nisso e, ao final, deixe claro a seus superiores que ficou bastante satisfeito enquanto o realizava.

Faz-tudo


Tambm conhecidssimo, este pega vrias coisas para fazer e depois, claro, no consegue dar conta de quase nada. A desculpa sempre a mesma: "No deu, sabe, estou meio atolado..." Antdoto: priorize tarefas e aprenda a dizer no. Melhor ainda: N--O!

Caa-prazeres


O nome diz tudo. Ele no termina o trabalho porque acredita, francamente, que h outras coisas mais prazerosas para fazer. Entre escolher um enrosco daqueles e uma delcia logo ali, ele no titubeia, fica s na mamata. Antdoto: troque o que voc entende como "sofrimento" por "inconvenincia temporria". Depois pense o quo satisfeito e feliz voc vai ficar quando a tarefa estiver totalmente resolvida.