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Presentado por: Lic. Walther Maratuech Parodi Asesor Consultor de Empresas Mayo 2005
Contenido
Definicin de Organizacin y Planificacin La Utilidad de la Planificacin La Valoracin del Recurso Ms Importante en la Empresa: El Tiempo Correctamente Aplicado Estructura de un Plan de Actividades
Lic. Walther Maratuech Parodi wmaratuech@yahoo.com
Objetivo
Lograr que el participante reconozca la importancia de un modelo de gestin basado en el ORDEN y la PLANEACION. Lograr que el participante le de el VALOR que tiene el Tiempo en sus actividades
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ORGANIZACION
Definicion de Organizacion
Mecanismo mediante el cual, la empresa define roles, procesos, funciones, recursos, marcos temporales, etc.
La principal utilidad de Organizarse es precisamente definir QUIEN har qu en qu MOMENTO y a qu COSTO?. Es la forma en que se articulan las acciones de la empresa y sus objetivos
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Instrumentos de la Organizacion
Existen varios, pero los ms importantes son los siguientes: Mapa Organizacional Mapa de Proceso Descripcin de Procesos Matrices Funcionales o de Funciones
Es la representacin grfica de cmo estn repartidas las principales actividades en la empresa. Se sealan las principales gerencias o jefaturas y la relacin que existe entre cada una de ellas
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Organigrama
Mapa Organizacional CS Equibank S.A. Gerente General Ing. Sergio Campos
Asistente Administrativa Srta. Alma Raquel Estrada Presupuestos Sr. Armando Bernal Tecnico Sr. Jose Chavez Tecnico Sr. Johny Pascacio Tecnico Sr. Fredy Alas Quintanilla Tecnico Sr. Erick Alvarado Tecnico Sr. Marvin Alvarado
Tecnico Sr. Jose Danilo Rivera Tecnico Sr. Jose Lemus Tecnico Sr. Carlos Hernandez Tecnico Sr. German Hernandez Tecnico Sr. Eduardo Pleitez
Mapa de Proceso
Es la representacin grfica que nos orienta en los pasos que se van a dar. Es decir, nos muestra lo que HAY que hacer para lograr los resultados
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Deteccion de Necesidades
Verificacion Documentaria
Elaboracion de Factura
Existe No Existe
Descripcin de Proceso
Es el recurso que se utiliza para describir los pasos que se han de dar para cumplir con los objetivos trazados
Descripcin de Proceso Srta. Cecilia Snchez Responsable de Compras e Importaciones Equibank Actividad Determinacin de Necesidades Tarea Provocar la reunin de necesidades por rea Verificacin documentaria Objetivo Determinar con exactitud los requerimientos para el desempeo de la empresa Garantizar que todas las reas manifiesten oportunamente sus necesidades Determinar con exactitud la procedencia o improcedencia de la solicitud de compra Determinar que se compra y que no se compra Dar inicio al proceso de aprovisionamiento de la empresa Identificar propuestas validas y accesibles para el aprovisionamiento Contar con base adecuada para las compras Dar inicio al proceso de compra formalmente Tiempo de Ejecucin Al final del mes Indicador de Productividad 100% de cobertura de reas 100% de reas reportando necesidades Medio de Verificacin Registro de atencin de necesidades
Tarea Revisar con la Gerencia el origen de las solicitudes Inicia proceso de compra
Previo a la decisin Inmediatamente despus a la decisin de compra 24 horas de trabajo cotizante Previo al proceso de cotizacin Inmediatamente posterior a la seleccin de la mejor oferta y haber negociado condiciones
Registro de procedencia
Cotizaciones
Proceso de calificacin registrado y con seguimiento adecuado Misma orden y su fecha de elaboracin
Matriz de Funciones
Es el recurso que nos indica QUE es lo que cada persona est llamada a hacer y las responsabilidades que le toca asumir en el modelo de gestin de la empresa
GRUPO EQUIBANK EQUIBANK RESPONSABLE DE COMPRAS MATRIZ DE FUNCIONES Funcin Elaborar planes de reconocimiento de necesidades corporativas Tareas Programar con anticipacin y regularidad, planes de reconocimiento de necesidades de aprovisionamiento en la empresa Registrar adecuadamente las necesidades levantadas Criteriar su clasificacin y programacin de acuerdo a su nivel de urgencia e impacto en los resultados de la empresa Revisin previa de la documentacin que la sustente Anlisis de disponibilidad de recursos de la mano con administracin financiera Clasificacin y calificacin de proveedores, segn especificaciones previamente establecidas por la responsable del rea Convocatoria, organizada, de los potenciales proveedores Anlisis de las propuestas, de acuerdo a las especificaciones establecidas con anterioridad Objetivo Detectar oportunamente las necesidades de la empresa en trminos de aprovisionamiento de equipos, materiales o servicios Servicio Deteccin oportuna de necesidades
Gestin de compras
Dar un marco adecuado al proceso de compra, cumpliendo con las especificaciones de los requerimientos planteados
Conclusiones de la Organizacion
Se trata entonces de contar con estructuras que permitan que la empresa pueda alcanzar sus resultados de manera ordenada y que cada quien sepa QUE es lo que debe hacer de una manera sencilla y observada con disciplina
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PLANIFICACION
Definicin de Planificacion
"Es el proceso de establecer metas y elegir medios para alcanzar dichas metas" (Stoner, 1996). "Es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio ms apropiado para el logro de los mismos antes de emprender la accin", (Goodstein, 1998). "Es el proceso de definir el curso de accin y los procedimientos requeridos para alcanzar los objetivos y metas. El plan establece lo que hay que hacer para llegar al estado final deseado" (Corts, 1998).
Tipos de Planificacin
Existen varios, pero nos remitiremos a las que usualmente se utilizan en los distintos modelos de gerencia. La Estrategia y La Operativa Sin embargo, existen aquellas que se conocen como la Econmico Social y la Fsica o Territorial
Planificacion Estrategica
Es aquella que tiene en mente el horizonte de largo plazo, toma en cuenta a la organziacin como un todo y define el rumbo para toda ella
Tiene como factores principales, los siguientes: Estrategia Administracin Estratgica Formulacin de Estrategia
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Estrategia
Es un plan amplio, unificado e integrado que relaciona las ventajas estratgicas de una firma con los desafos del ambiente y se le disea para alcanzar los objetivos de la organizacin a largo plazo; es la respuesta de la organizacin a su entorno en el transcurso del tiempo, adems es el resultado final de la planificacin estratgica. Asimismo, para que una estrategia sea til debe ser consistente con los objetivos organizacionales.
Administracion Estrategica
Es el proceso que se sigue para que una organizacin realice la planificacin estratgica y despus acte de acuerdo con dichos planes. En forma general se piensa que el proceso de administracin estratgica consiste en cuatro pasos secuenciales continuos: a) Formulacin de la estrategia; b) Implantacin de la estrategia; c) Medicin de los resultados de la estrategia y d) Evaluacin de la estrategia
Formulacion de la Estrategia
Es un proceso que consiste en responder cuatro preguntas bsicas. Estas preguntas son las siguientes: Cules son el propsito y los objetivos de la organizacin?, A dnde se dirige actualmente la organizacin?, En que tipo de ambiente est la organizacin?, Qu puede hacerse para alcanzar en una forma mejor los objetivos organizacionales en el futuro?
Planificacion Operativa
Consiste en formular planes a corto plazo que pongan en relieve las diversas partes de la organizacin. Se utiliza para describir lo que las diversas partes de la organizacin deben hacer para que la empresa tenga xito a corto plazo. Segn el perodo que abarque puede ser: a) De corto plazo, b) De Mediano plazo, c) De largo plazo
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Tiempos de la Planificacion
De Corto Plazo.Implica desarrollar planes de hasta un ao de duracion De Mediano Plazo.Impliza desarrollar planes entre uno y cinco aos De Largo Plazo.Implica desarrollar planes de cinco aos a mas.
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Definiendo Objetivos
Es necesario que la empresa tenga sus objetivos CLARAMENTE definidos y sea sumamente precisa en declararlos. Ejem. Incrementar volumen de ventas, Incrementar cartera de clientes, Aperturar nuevos puntos de ventas, etc.
Dnde Estamos?
Antes de iniciar el camino del trabajo coordinado, debemos saber en qu nivel estamos respecto de lo que nos hemos planteado. Si estamos en un nivel cercano o debemos trabajar arduamente por lograr lo que nos hemos propuesto
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Desarrollando Premisas
Se trata de establecer ideas originales, que inicien el proceso de bsqueda de la estrategia ms adecuada a nuestra posibilidad y realidad, teniendo en cuenta siempre, el objetivo que deseamos alcanzar y cmo vamos a beneficiarnos de ella.
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Elegir
Para elegir la premisa ms adecuada, debemos trabajar con mucha seriedad la posibilidad de que nos rinda los resultados que deseamos. Se recomienda someter a un proceso altamente crtico, la eleccin a fin de asegurarnos que es la ms adecuada
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Para que las cosas de cumplan, debemos ponerlas a trabajar. Los planes elaborados y puestos en marcha a destiempo: NO SIRVEN. Es mejor volver a iniciar el proceso y encontrar una nueva alternativa. Hagamos un seguimiento constante de lo que se obtiene.
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Conclusiones de la Planificacin
Si una organizacin aspira a permanecer sana debe plantearse objetivos realistas. La planificacin est comprometida en la fijacin de los objetivos de la organizacin y en las formas generales para alcanzarlos. La opcin frente a la planificacin es la actividad aleatoria, no coordinada e intil.
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Conclusiones de la Planificacin
Debe hacerse notar que ni la planificacin estratgica ni la operativa es un esfuerzo ocasional si se quiere que sea efectiva y logre los resultados deseados. Ms bien es un crculo continuo que nunca debe terminar en una organizacin; debe ser vigilada peridicamente, revisada y modificada de acuerdo con los resultados internos, y externos y los eventos.
La administracin del tiempo se debe conceptuar como una manera de ser y una forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos ms importantes y crticos de los ejecutivos.
Lic. Walther Maratuech Parodi wmaratuech@yahoo.com
Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar. Puede ser un recurso escaso, si no se controla en funcin de las prioridades que se le asignen a las actividades diarias de los ejecutivos. Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen. No se puede comprar. No se puede atrapar, detener o regresar. Es lo ms valioso que tienen los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el mximo grado de efectividad. Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo.
Los estimados de tiempo que suponen van a necesitar para una actividad, para transportarse, para resolver situaciones o tomar decisiones, son irreales y son parte de los desperdiciadores de tiempo ms comunes. La escasez del tiempo generalmente resulta de una mala administracin o una carga de trabajo mal planeada y distribuida. Es frecuente que se trata de hacer demasiado en un tiempo muy corto. Tambin sucede que algunos ejecutivos no saben decir no a las distracciones externas. Confunden prioridades trabajando en cosas de segunda o tercera importancia dejando lo urgente para despus.
Se establecen metas diarias muy por encima de la capacidad de cumplirlas. Dejan las anotaciones del registro de como se va utilizar el tiempo para el final del da o cuando haya un momento oportuno, lo cul no es funcional ni realista, ya que la memoria puede fallar, con la cantidad de compromisos e informacin que manejan los ejecutivos. No se preocupan por registrar los compromisos y actividades, lo que impide administrar eficientemente el tiempo. Generalmente llegan tarde a las reuniones y en situaciones adversas puede producir crisis innecesarias. La falta de la planeacin del tiempo, en muchos casos, limita la posibilidad de generar alternativas de soluciones factibles y la posibilidad de seleccionar la va de accin ms efectiva Algunos ejecutivos se oponen al registro y control del tiempo, ya que lo consideran como una amenaza o se sienten inseguros porque nunca lo han intentado.
Aspectos a Considerar
Enumerar las metas diarias o los trabajos ms importantes a desempear ese da. Registrar cada actividad en perodos establecidos Definir la prioridad relativa y el objetivo de cada actividad. Determinar el momento para suspender la actividad y establecer cundo se volver a realizar.
Una lista de las actividades de una semana completa, tomada con incrementos de 15 minutos cada una, facilita la utilizacin efectiva del tiempo. Est comprobado y es un principio fundamental de la planeacin del tiempo, que toda hora empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecucin y produce mejores resultados. Una tcnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los ltimos 20 minutos de labores, en planear el da siguiente. El tiempo del ejecutivo rara vez se utiliza exactamente como el lo planea. Pero se debe procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos establecidos. Los resultados ms efectivos se logran teniendo objetivos y programas planeados, ms que por la pura casualidad.
Lic. Walther Maratuech Parodi wmaratuech@yahoo.com
El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad, o sea que los ejecutivos deben utilizar su tiempo en relacin a la importancia de sus actividades. El establecer un determinado tiempo o fechas limites para cumplir con los compromisos de los ejecutivos, ayuda al resto del grupo de trabajo a sobreponerse a la indecisin y a la tardanza. Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y concentrar los esfuerzos en cada actividad. No confundir movimientos con realizaciones y actividades o acciones con resultados. El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser realista y limitado a las necesidades de cada situacin en particular, ignorando aquellos problemas que tienden a resolverse por s mismos lo que puede ahorrar mucho tiempo.
Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en hbito que desperdicia tiempo, se pierden las oportunidades y aumenta la presin de las fechas lmite establecidas. Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos generales deben ser delegadas o eliminadas hasta donde sea posible. Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la repeticin de acciones y reducir las interrupciones a un mnimo como contestar o hacer llamadas telefnicas. El mantener a la vista la agenda del da facilita el administrar correctamente el tiempo. El registro de como se piensa utilizar el tiempo en el da, en la semana o en el mes debe ser detallado, ya que omitir detalles es tan perjudicial para los objetivos del registro del tiempo , como confiar en la memoria o establecer metas irreales
El 80% de los asuntos que llegan al escritorio los manejan en forma inmediata, los eliminan si no tiene ninguna utilidad, los delegan si es el caso y los toman bajo su control si lo consideran necesario. Recopilan toda la informacin existente sobre el tema en cuestin, e invitan a una mesa de trabajo a los involucrados y expertos en la materia de la empresa. Delegan con claridad y precisin para asegurase que se ha comprendido lo asignado. Establecen los objetivos de las decisiones que se tomen. Establecen los posibles cursos de accin que permitan alcanzar los objetivos en el tiempo ms corto.
Definen alternativas de accin y previenen posibles consecuencias positivas y negativas. Analizan y eligen la que parece la mejor opcin en cada caso. Llevan un control de lo delegado, mediante informes sobre lo realizado, para asegurase que se estn logrando los resultados planeados. Dan seguimiento diario a la lista de pendientes importantes
Lo Urgente y lo Importante
Lo Urgente est dado por las tareas y actividades que exigen de nosotros una atencin inmediata. Podemos definir a la atencin de lo Urgente como toda tarea o actividad en la que ejercitamos nuestra capacidad de respuesta actual a los desafos que se nos presentan. Esta capacidad se expresa a travs de la produccin de resultados cotidianos de una organizacin.
Lo Urgente y lo Importante
Al igual de lo que pasara en nuestro plano personal, la definicin de lo que resulta Importante para una organizacin, es lo que nos permite trascender nuestra realidad actual proyectndonos hacia el futuro. La atencin de lo Importante es toda actividad que se ocupa de desarrollar nuestra capacidad de respuesta futura a los desafos del entorno. Si asimilamos el manejo del tiempo a una balanza, podramos establecer que se trata de un equilibrio entre lo urgente e importante lo que define la correcta utilizacin del tiempo
Representar las variables en una matriz de doble entrada, facilitar no slo la comprensin, sino que adems nos brindar una herramienta til para luego "vivir" el modelo propuesto.
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Cuadrante Uno.Pondremos en este cuadrante, lo urgente e importante, es decir, aquellas tareas que si nos las resolvemos inmediatamente, ponemos en riesgo nuestra permanencia en la empresa. Ejem. Proyectos con fechas, tiempos lmites, etc.
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Cuadrante Dos.Lo importante no urgente, es decir, aquellas tareas que tenemos que asumir para que nuestro futuro sea promisorio y no existan riesgos en nuestra vida. Aquellas cosas que nos exige el futuro, como por ejemplo el aprendizaje, prevenir riesgos, planificar mejoras, etc.
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Cuadrante Tres.Es el lugar que ocupan los robatiempos. Aquellas actividades que distraen al planificador de su verdadero objetivo y que se considera urgente, pero no importante. Podemos ejemplarizar este cuadrante con una frase: Me pas todo el da ocupado, pero siento que no hice nada de lo que tena previsto
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Cuadrante Cuatro.Lo urgente, no importante: Actividades de evasin, ocio, no planificado, prdida de tiempo, etc. Tiene consecuencias muy malas para el individuo, como son la culpa, indiferencia. Subproductos que no agregan valor a la vida.
Variable
Urgente
No Urgente
Cuadrante 1: Crisis, presin "Apagar incendios", Fechas Limites, Problemas Acuciantes. Importante
No Importante
El xito de una persona u organizacin no deriva de su circunstancia actual, sino que ms bien su circunstancia actual, es el resultado de su comportamiento anterior. Y si observamos a quienes atraviesan hoy circunstancias exitosas, veremos que dedicaron ayer un espacio central para ocuparse de lo importante, adems de atender lo urgente.
La prioridad de quien aspire a alcanzar efectividad, es responsabilizarse por construir desde hoy, los pilares de su futuro. Paradoja: " Lo que resulta verdaderamente urgente, es ocuparse de lo importante."
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Plan de Actividades
Es necesario que aprendamos a culminemos nuestras propuestas de accin, en lo que se denominar: Plan de Actividades. Para ello, comprenderemos que debemos observar los componentes bsicos de ste y someter nuestra actividad a lo que emane de ste.
Resumen Ejecutivo
Descripcin de la empresa y su negocio principal, incluya la misin que tiene y haga un resumen de sus estrategias y comandos principales
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Situacin Actual
Anlisis de la Competencia
Incluya informacin sobre otras personas o empresas que ofrecen los mismos productos que su empresa Describa los aspectos que usted considera crticos en la gestin de estos competidores
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Defina de manera general QUE pretende por ejemplo, en trminos de mercadeo Describa cules sern los objetivos especficos por cada actividad emprendida
Estrategias
Este es el Plan que se utiliza para lograr esos objetivos declarados anteriormente y es de vital importancia. Pasamos de lo anunciante a lo aplicativo
Plan de Accin
En esta seccin, describir qu har, cundo empezar o estar completado y quin realizar las tareas.
Presupuesto
Lista del costo que describe en el Plan Enumera los giros en los que desplazar recursos y su temporizacin
Evaluacin
Describa las metas numricas Qu mtodos utilizarn para medir los resultados al implementar el Plan Incluya el lmite al que sometern el Plan. Ejem. Aumento de Ventas en 12 meses
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Documentos de Apoyo
Incluya cualquier documento que refuerce el Plan, como por ejemplo: El resumen ejecutivo, Investigaciones que haya hecho, Hojas de trabajo Muestras de las Promociones de su competidor, etc.
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La principal conclusin a la que se puede arribar, es que la Planificacin de Actividades es sin duda un recurso de mucha utilidad y que ordena la accin de la empresa, motivando a su personal a trabajar de manera sistematizada.
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