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MANEJO Y USO PARA LA SUPERVISION Y CONTROL DE LAS OBRAS

PRESENTACIN

ING. LEONEL ALBERTO PACHECO CRDENAS

AL TRMINO DEL CURSO, EL PARTICIPANTE SER CAPAZ DE UTILIZAR CON TICA Y PROFESIONALISMO, EL USO Y MANEJO DE LA BITCORA, COMO UNA HERRAMIENTA DE EFICAZ DIRECCIN Y CONTROL EN EL DESARROLLO DE UNA OBRA.

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MARCO JURIDICO EJECUCIN DE LOS TRABAJOS USO Y MANEJO DE LA BITCORA

MARCO JURIDICO

MARCO JURIDICO

1. LEY DE OBRAS PUBLICAS Y RELACIONADOS CON LAS MISMAS

SERVICIOS

2. REGLAMENTO DE LA LEY DE OBRAS PUBLICAS Y SERVICIOS RELACIONADOS CON LAS MISMAS

ESQUEMA DE LAS LEYES EN MXICO

1. CONSTITUCIN POLTICA DE LOS ESTADOS UNIDOS MEXICANOS 2. LEYES 3. REGLAMENTOS

1. CONSTITUCIN POLTICA DE LOS ESTADOS UNIDOS MEXICANOS


ARTICULO 134. LOS RECURSOS ECONOMICOS DE QUE DISPONGAN LA FEDERACION, LOS ESTADOS, LOS MUNICIPIOS, EL DISTRITO FEDERAL Y LOS ORGANOS POLITICO-ADMINISTRATIVOS DE SUS DEMARCACIONES TERRITORIALES, SE ADMINISTRARAN CON EFICIENCIA, EFICACIA, ECONOMIA, TRANSPARENCIA Y HONRADEZ PARA SATISFACER LOS OBJETIVOS A LOS QUE ESTEN DESTINADOS. .

1. CONSTITUCIN POLTICA DE LOS ESTADOS UNIDOS MEXICANOS


...LAS ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y ENAJENACIONES DE TODO TIPO DE BIENES, PRESTACION DE SERVICIOS DE CUALQUIER NATURALEZA Y LA CONTRATACION DE OBRA QUE REALICEN, SE ADJUDICARAN O LLEVARAN A CABO A TRAVES DE LICITACIONES PUBLICAS MEDIANTE CONVOCATORIA PUBLICA PARA QUE LIBREMENTE SE PRESENTEN PROPOSICIONES SOLVENTES EN SOBRE CERRADO, QUE SERA ABIERTO PUBLICAMENTE, A FIN DE ASEGURAR AL ESTADO LAS MEJORES CONDICIONES DISPONIBLES EN CUANTO A PRECIO, CALIDAD, FINANCIAMIENTO, OPORTUNIDAD Y DEMAS CIRCUNSTANCIAS PERTINENTES. .

2. LEY DE OBRAS PBLICAS Y SERVICIOS RELACIONADOS CON LAS MISMAS


 Artculo 1. La presente Ley es de orden

pblico y tiene por objeto reglamentar la aplicacin del artculo 134 de la Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos en materia de contrataciones de obras pblicas, as como de los servicios relacionados con las mismas, que realicen:

2. LEY DE OBRAS PBLICAS Y SERVICIOS RELACIONADOS CON LAS MISMAS


    

 

Las unidades administrativas de la Presidencia de la Repblica; II. Las Secretaras de Estado y la Consejera Jurdica del Ejecutivo Federal; III. La Procuradura General de la Repblica; IV. Los organismos descentralizados; V. Las empresas de participacin estatal mayoritaria y los fideicomisos en los que el fideicomitente sea el Gobierno Federal o una entidad paraestatal, y VI. Las entidades federativas, los municipios y los entes pblicos de unas y otros, con cargo total o parcial a recursos federales, conforme a los convenios que celebren con el Ejecutivo Federal. No quedan comprendidos para la aplicacin de la presente Ley los fondos previstos en el Captulo V de la Ley de Coordinacin Fiscal.

LEY DE OBRAS PBLICAS Y SERVICIOS RELACIONADOS CON LAS MISMAS

REGLAMENTO DE LA LEY DE OBRAS PBLICAS Y SERVICIOS RELACIONADAS CON LAS MISMAS_EJECUCIN

Bitcora de Obra

 Artculo 122.- El uso de la Bitcora es obligatorio en cada uno de los contratos de obras y servicios. Su elaboracin, control y seguimiento se har por medios remotos de comunicacin electrnica, para lo cual la Secretara de la Funcin Pblica implementar el programa informtico que corresponda.

 La Secretara de la Funcin Pblica autorizar que la elaboracin, control y seguimiento de la Bitcora se realice a travs de medios de comunicacin convencional cuando las dependencias y entidades as lo soliciten en los siguientes casos:  I. Cuando por virtud del sitio donde se realicen los trabajos existan dificultades tecnolgicas que impidan llevar la Bitcora a travs de medios remotos de comunicacin electrnica;  II. Cuando se ejecuten trabajos derivados de caso fortuito o fuerza mayor;

 III. Cuando el uso de la Bitcora a travs de medios remotos de comunicacin electrnica ponga en riesgo la seguridad nacional o la seguridad pblica, en trminos de las leyes de la materia, y  IV. Si las dependencias y entidades realizan de manera ocasional obras y servicios.  La informacin contenida en la Bitcora podr ser consultada por la Secretara de la Funcin Pblica o por los rganos internos de control en el ejercicio de sus facultades de inspeccin, vigilancia y control.

 Artculo 123.- Las dependencias y entidades usarn la Bitcora atendiendo al medio de comunicacin a travs del cual se opere.

Para el uso de la Bitcora electrnica y la Bitcora convencional, se considerar lo siguiente:  I. Las hojas originales y sus copias deben estar siempre foliadas y referidas al contrato de que se trate;  II. El contenido de cada nota deber precisar, segn las circunstancias de cada caso: nmero, clasificacin, fecha, descripcin del asunto, ubicacin, causa, solucin, prevencin, consecuencia econmica, responsabilidad si la hubiere y fecha de atencin, as como la referencia, en su caso, a la nota que se contesta;

 III. Se deber iniciar con una nota especial relacionando como mnimo la fecha de apertura, datos generales de las partes involucradas, nombre y firma del personal autorizado, domicilios y telfonos, datos particulares del contrato y alcances descriptivos de los trabajos y de las caractersticas del sitio donde se desarrollarn; la inscripcin de los documentos que identifiquen oficialmente al residente y, en su caso, al supervisor, as como al superintendente por parte del contratista, quienes sern los responsables para realizar registros en la Bitcora, indicando, en su caso, a quin o a quines se autoriza para llevar a cabo dichos registros. Adems de lo dispuesto en el prrafo anterior, se establecer un plazo mximo para la firma de las notas, debiendo acordar las partes que se tendrn por aceptadas una vez vencido el plazo;

 IV. El horario en el que se podr consultar y asentar notas, el que deber coincidir con las jornadas de trabajo de campo;  V. Todas las notas debern numerarse en forma seriada y fecharse consecutivamente respetando, sin excepcin, el orden establecido;  VI. Se prohibir la modificacin de las notas ya firmadas, inclusive para el responsable de la anotacin original;

 VII. Cuando se cometa algn error de escritura, redaccin o cualquier otro que afecte la debida comunicacin entre las partes, la nota deber anularse por quien la emita, sealando enseguida de dicha nota la mencin de que sta ha quedado anulada y debiendo abrir, de ser necesario, otra nota con el nmero consecutivo que le corresponda y con la descripcin correcta;  VIII. No se deber sobreponer ni aadir texto alguno a las notas de Bitcora, ni entre renglones, mrgenes o cualquier otro sitio; de ser necesario adicionar un texto, se deber abrir otra nota haciendo referencia a la de origen;

 IX. Se debern cancelar los espacios sobrantes de una hoja al completarse el llenado de las mismas;  X. Cuando se requiera, se podrn ratificar en la Bitcora las instrucciones emitidas va oficios, minutas, memoranda y circulares, refirindose al contenido de los mismos, o bien, anexando copias;

 XI. Deber utilizarse la Bitcora para asuntos trascendentes que deriven de la ejecucin de los trabajos en cuestin;  XII. El residente, el superintendente y, en su caso, el supervisor debern resolver y cerrar invariablemente todas las notas que les correspondan, o especificar que su solucin ser posterior, debiendo en este ltimo caso relacionar la nota de resolucin con la que le d origen, y  XIII. El cierre de la Bitcora se consignar en una nota que d por terminados los trabajos.  En atencin a las caractersticas, complejidad y magnitud de los trabajos la residencia podr realizar la apertura de una Bitcora por cada uno de los frentes de la obra, o bien, por cada una de las especialidades que se requieran.

 Artculo 124.- Para el uso de la Bitcora convencional, adems de lo sealado en el artculo anterior, se considerar lo siguiente:  I. Se deber contar con un original para la dependencia o entidad y al menos dos copias, una para el contratista y otra para la residencia o la supervisin;  II. Las copias debern ser desprendibles, no as las originales;  III. Las notas o asientos debern efectuarse claramente, con tinta indeleble y letra legible;

 IV. La nota cuyo original y copias aparezcan con tachaduras y enmendaduras ser nula;  V. Una vez firmadas las notas de la Bitcora, los interesados podrn retirar sus respectivas copias, y  VI. La Bitcora deber permanecer en la residencia a fin de que las consultas requeridas se efecten en el sitio.

 Artculo 125.- Cuando se presenten cualquiera de los eventos que a continuacin se relacionan, se deber efectuar el registro en la Bitcora mediante la nota correspondiente conforme a lo siguiente:  I. Al residente le corresponder registrar:  a) La autorizacin de modificaciones al proyecto ejecutivo, al procedimiento constructivo, a los aspectos de calidad y a los programas de ejecucin convenidos;  b) La autorizacin de estimaciones;  c) La aprobacin de ajuste de costos;  d) La aprobacin de conceptos no previstos en el catlogo original y cantidades adicionales;

 e) La autorizacin de convenios modificatorios;  f) La terminacin anticipada o la rescisin administrativa del contrato;  g) La sustitucin del superintendente, del anterior residente y de la supervisin;  h) Las suspensiones de trabajos;  i) Las conciliaciones y, en su caso, los convenios respectivos;  j) Los casos fortuitos o de fuerza mayor que afecten el programa de ejecucin convenido, y  k) La terminacin de los trabajos;

 II. Al superintendente corresponder registrar:  a) La solicitud de modificaciones al proyecto ejecutivo, al procedimiento constructivo, a los aspectos de calidad y a los programas de ejecucin convenidos;  b) La solicitud de aprobacin de estimaciones;  c) La falta o atraso en el pago de estimaciones;  d) La solicitud de ajuste de costos;  e) La solicitud de conceptos no previstos en el catlogo original y cantidades adicionales;  f) La solicitud de convenios modificatorios, y  g) El aviso de terminacin de los trabajos, y

 III. A la supervisin le corresponder registrar:  a) El avance fsico y financiero de la obra en las fechas de corte sealadas en el contrato;  b) El resultado de las pruebas de calidad de los insumos con la periodicidad que se establezca en el contrato o mensualmente;  c) Lo relacionado con las normas de seguridad, higiene y proteccin al ambiente que deban implementarse, y  d) Los acuerdos tomados en las juntas de trabajo celebradas con el contratista o con la residencia, as como el seguimiento a los mismos.  El registro de los aspectos sealados en las fracciones anteriores se realizar sin perjuicio de que los responsables de los trabajos puedan anotar en la Bitcora cualesquiera otros que se presenten y que sean de relevancia para los trabajos.

 Artculo 126.- Por lo que se refiere a contratos de servicios, la Bitcora deber contener como mnimo las modificaciones autorizadas a los alcances del contrato, las ampliaciones o reducciones de los mismos y los resultados de las revisiones que efecte la dependencia o entidad, as como las solicitudes de informacin que tenga que hacer el contratista para efectuar las labores encomendadas.

Ejecucin de los Trabajos

PRINCIPIOS BSICOS DE ADMINISTRACIN

ADMINISTRACIN: Conjunto dinmico y ptimo de las funciones de planeacin, organizacin, direccin y planeacin, organizacin, control, control, debidamente integradas para obtener el mximo beneficio de la empresa,junto con el mximo empresa,junto beneficio del grupo humano que la forma.

ADMINISTRACIN Accin encaminada a optimizar los recursos con base en objetivos atravs de un proceso.

UN PROCESO ADMINISTRATIVO Es una secuencia ordenada en tiempo y espacio de actividades relacionadas entre s, con el fin de optimizar los recursos en base a objetivos predeterminados.

Entendemos por proceso administrativo como una herramienta tcnica de la que se vale la administracin para el desarrollo de X proyecto y que se compone de 4 etapas que siguen una secuencia lgica , que son;
I PLANEACIN Qu se quiere hacer? Qu se va a hacer? IV CONTROL Cmo se ha realizado? III DIRECCCIN Ver que se haga II ORGANIZACIN Cmo se va a hacer?

PLANEACIN: Fase por medio de la cual se establecen metas y objetivos en base a la recopilacin y anlisis de datos, tomando en cuenta los recursos disponibles y adoptando la alternativa de accin mas adecuada. ORGANIZACIN: Fase por medio de la cual se definen las funciones, responsabilidades y autoridad y se designan los recursos que respondan a la consecucin de los objetivos planteados.

DIRECCIN: Es la etapa en la que se realiza lo planteado y organizado con el fin de que se logren los objetivos. CONTROL: Etapa evolutiva de la administracin e implica mecanismos de registro y establecimiento de datos, para verificar si los resultados se acercan a los objetivos.

Importancia de la ADMINISTRACIN: Se logra el aprovechamiento optimo de los recursos. Eleva la productividad. Crea ambientes laborales colectivos. Mayor posibilidad de alcanzar objetivos y metas comunes.

ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO FASE MECNICA O ESTRUCTURAL PLANEACIN lo que se quiere lograr
Factible Objetiva Cuantitativa Flexible Unidad de Equilibrio. Divisin del trabajo Coordinar Sincronizar Esfuerzos

ORGANIZACIN establece funciones responsabilidad, autoridad

Especializacin Unidad de mando Autoridad de responsabilidad Equilibrio de direccin

ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO FASE DINMICA U OPERATIVA DIRECCIN Se realiza lo planeado y organizado
Integracin Motivacin Comunicacin Toma de decisiones Autoridad Supervisin.

Establecimiento de Estndares CONTROL Medicin de resultados Real qu se hizo? Comparar resultados Planeado se logro el objetivo? Correciones cmo se logro? Retroalimentacin

Las funciones del SUPERVISOR se dividen cronolgicamente en las siguientes etapas: Al inicio de las obras Durante las obras Previas al termino de las obras Al termino de las obras

EL SUPERVISOR DEBERA CONTAR CON:  Habilidades de relaciones humanas. Habilidades administrativas. Habilidades tcnicas.

El residente, como protagonista principal en el desarrollo cotidiano de las relaciones entre la dependencia y los contratistas que intervienen en las obras, cubre as mismo las funciones de comunicacin, anlisis de problemas y toma de decisiones; para esto debe cumplir necesariamente con las responsabilidades que su personalidad representa. Dentro de estas, se encuentra principalmente la de propiciar el ambiente cordial y profesional, que facilite la solucin optima de los problemas que se presente en todos los aspectos del funcionamiento de las obras.

ANALISIS DEL PROYECTO EJECUTIVO El proyecto ejecutivo generalmente consta de: -CONTRATO -LICENCIAS -PLANOS -DICTAMENES Y ESTUDIOS ESPECIFICOS -ESPECIFICACIONES Y PROCEDIMIENTOS CONSTRUCTIVOS -PRESUPUESTO Y FUENTES DE FINANCIAMIENTO -CUBICACIONES Y ANALISIS DE PRECIOS UNITARIOS -PROGRAMAS DE OBRA

Es importante que los sucesos que influyen en la ejecucin de una obra sean consignados en la bitcora de obra, o en grficas oficiales obra, conciliadas con la supervisin de la obra, por obra, ejemplo: ejemplo: la falta de detalles o de informacin para la ejecucin, grficas mensuales de lluvias ejecucin, con registro horario y de intensidad, atrasos en intensidad, la etapas de obra por causas no imputables al constructor, daos por inundaciones o temblores,etc. temblores,etc. Esto con la finalidad de que cuando se deba reprogramar una obra se tenga los elementos para sustentarlo, y evitar que la sustentarlo, empresa deba pagar multas por atraso de obra. obra.

La supervisin en construccin puede definirse como la verificacin de que un trabajo, proceso, producto, etapa de obra, etctera, se est realizado de acuerdo a lo indicado o especificado en el proyecto ejecutivo, abarcando caractersticas de calidad, resistencia, costo, apariencia y tiempo.

Papel de la Residencia: -Debe ser PREVENTIVA, no correctiva. -Debe orientarse al proceso no al producto. Sus principales funciones: Integrar Dirigir Coordinar Encauzar el trabajo.

Ejecucin .- En esta fase se regula el avance del .trabajo por medio del manejo del flujo de materiales, equipos y procesos en el trabajo ( como elaboracin, fabricacin, montaje, etc. )

La supervisin y el control del flujo de trabajo deben de garantizar que su obra se encuentre dentro de los parmetros de : -COSTO ( ley de pareto ) -TIEMPO ( Ruta critica ) -CALIDAD ( Especificaciones )

El residente de obra, debe aplicar un sistema claro y metodolgico del control de calidad de los procedimientos constructivos.

El control de la calidad de la obra debe llevarse acabo en un alto porcentaje con acciones preventivas, complementando este aspecto con acciones de verificacin y correccin y sus sistemas de apoyo.

Acciones preventivas Son todas aquellas que tienen por objeto prever resultados no deseados en cualquier proceso constructivo o su producto final. Pueden ser : pruebas de laboratorio en materiales Pruebas de laboratorio en productos elaborados Pruebas de laboratorio en procedimientos constructivos.

Acciones de verificacin: son todas aquellas que debe llevar a cabo el residente para constatar que se estn ejecutando y respetando los procedimientos de manera especfica para cada aspecto de ejecucin de la obra . Se dividen en dos grupos dependiendo de su frecuencia: Sistemticas Selectivas

Acciones de verificacin sistemticas: Son todas aquellas acciones que por su naturaleza, pueden originar defectos posteriores en prejuicio de la obra, de sus acabados o del funcionamiento de sus instalaciones. Acciones de verificacin selectivas: Son aquellas acciones que el residente lleva a cabo realizando muestras representativas dentro del total de elementos iguales. No son determinantes para la seguridad de la obra o de su funcionamiento.

Acciones correctivas: Son aquellas que implican la demolicin y sustitucin de todos los elementos resultantes que no cumplan las normas de calidad establecidas y con las especificaciones de resistencia y tolerancias que representen un peligro para la seguridad de la obra.

Sistemas de apoyo Estn constituidos por una serie de controles de apoyo que tienen como objetivo regular la calidad del proyecto: - Sistemas de control para el resultado de las pruebas de laboratorio. - Sistemas de control estadstico para muestreos. - Sistemas para el control y seguimiento de detalles. - Sistemas para la evaluacin de la calidad de ejecucin.

Relaciones tiempo-costo-calidad

COSTO

TIEMPO

CALIDAD

El residente o el supervisor de construccin deber conocer con amplitud los proyectos, normas de calidad y especificaciones de construccin, catlogo de conceptos o actividades de obra, programas de ejecucin y de suministros, incluyendo los planos con sus modificaciones, especificaciones generales y particulares de construccin y normas de calidad, bitcora, convenios y dems documentos inherentes, que se generen con motivo de la ejecucin de los trabajos.

Asimismo, debe estar facultado, para or y recibir toda clase de notificaciones relacionadas con los trabajos, an las de carcter personal, as como contar con las facultades suficientes para la toma de decisiones en todo lo relativo al cumplimiento del contrato.

USO Y MANEJO DE LA BITACORA DE OBRA

GENERALIDADES

Definicin. La Bitcora de obra el es instrumento tcnico de control de los trabajos, el cual servir como medio de comunicacin convencional entre las partes que firman el contrato y estar vigente durante el desarrollo de los trabajos, y en el que debern referirse a los asuntos importantes que se desarrollen duran te la ejecucin de las obras y servicios.

El uso de la bitcora es obligatorio en cada uno de los contratos de obras; debiendo permanecer en la residencia de obra, a fin de que las consultas requeridas se efecten en el sitio, sin que la bitcora pueda ser extrada del lugar de los trabajos.

ANTECEDENTES GENERALES Como antecedente, el trmino bitcora se define como una especie de caja o armario, fijo a la cubierta e inmediato al timn en que se coloca la aguja de marear; pero en el medio de la construccin, adquiere un significado de libro de notas relevantes que requieren oficializarse, y que forman parte del contrato o acuerdo.

En este documento se manifiestan las condiciones, que de alguna manera ratifican, complementan o modifican lo contenido en los contratos o acuerdos y que suceden en el proceso de ejecucin de la obra o prestacin de los servicios.

La bitcora de obra o servicios existe por una razn muy sencilla que se puede resumir de la siguiente manera: Es un conjunto de informacin tcnica, administrativa y legal que debido a su relevancia en la ejecucin de los trabajos o programas, se consigna o asienta en un documento oficial y legal, que sirve como extensin al contrato o acuerdo de realizacin de trabajos.

Es una herramienta de trabajo, tanto del residente de obra, el superintendente de la contratante, y que sirve como un medio de comunicacin entre las partes para lograr el cumplimiento de lo originalmente pactado en el contrato.

BITCORA DE OBRA
La bitcora es un instrumento de control con carcter jurdico, que establece orden y equilibrio en las partes involucradas durante el desarrollo de una obra o servicio, regulando y controlando el ejercicio de la misma. En ella deben registrarse los asuntos relevantes que se presenten, registrando los acontecimientos que resulten diferentes a lo establecido en contrato y sus anexos; as mismo dar fe del cumplimiento de eventos significativos en tiempo y situaciones ajenas a la responsabilidad del contrato.

Aunque su funcin es de control durante la ejecucin de la obra, tambin sirve para dar fe de los trabajos terminados que hayan cumplido con los requisitos, condiciones y calidad solicitada y que generan una justificacin de pago. Es posible que muchas de las notas asentadas en ella, no presenten consecuencias posteriores, pero nunca se sabe, en el momento de escribirlas, cuales van a convertirse en significativas y determinantes para el cumplimiento de las obligaciones contradas por las partes en los contratos respectivos.

Dada la seriedad que debe tener la bitcora, es importante reiterar que su uso debe limitarse a asuntos directamente relacionados con la obra, servicios o trabajos pactados y no utilizarse como un buzn de quejas, anotando situaciones intrascendentes o de carcter personal que no tienen intervencin con los trabajos a desarrollar.

Para qu sirve la bitcora ? Sirve para establecer un medio de comunicacin entre la residencia y el supervisor de las empresas encargadas de la ejecucin de un proyecto. Por lo tanto cualquier orden que gire la residencia o la propietaria a la contratista siempre debe de darla mediante la utilizacin de la bitcora, cuidando que quede aclarado sin lugar a dudas, lo que se debe hacer, como se debe hacer y cuando se debe hacer.

TIPOS DE BITACORA DE OBRA Existen tres tipos de formatos de bitcora, pero el valor de la misma es nico y no obstante el tipo, siempre se considerar como oficial y parte integrante del contrato. En el primer tipo se encuentra el formato diseado e impreso conforme a las necesidades de la institucin o empresa, que contraten obra o servicios. El segundo tipo son las libretas que se adquieren en las papeleras especializadas. Y, el tercer tipo es el de formatos improvisados, que puede ser cualquier cuaderno disponible, en el momento de inicio de los trabajos.

- APERTURA DE LA BITCORA.se debe iniciar con una nota especial relacionando como mnimo los siguientes datos. Datos generales de las partes involucradas Nombres Direcciones Telfonos Datos particulares del Contrato y Alcances Descriptivos de la Obra Caractersticas del sitio Comunicacin Oficial Personal Tcnico jurdicamente facultado como representante del contratista y del Contratante

NOTAS MS FRECUENTES QUE UTILIZAN EL RESIDENTE DE LA OBRA O SUPERVISORES DE OBRA

CLASIFICACION DE NOTAS DE BITACORA. TIPOS DE NOTAS INDICACIN. NOTIFICACIN. ORDEN. RECTIFICACIN. SOLICITUD. ACLARACIN. AUTORIZACIN. CERTIFICACIN. CONSTANCIA. CONTESTACIN. AFIRMATIVA FICTA. ENTERADO.

INDICACIN Es la nota que da a entender las acciones preventivas para evitar cometer errores en la interpretacin o en la ejecucin de obra y en su caso la reparacin oportuna de los mismos.

Notificacin es la nota que hace saber de una noticia oficial, con objeto de que se prevean las acciones correspondientes al caso.

ORDENES El uso ms frecuente que el residente de obra o supervisor hace de la bitcora es para dar ordenes o instrucciones al superintendente de construccin del contratista o proveedor, ya sea de conformidad con el contrato pactado o por modificaciones o adecuaciones al mismo, pero que debe asentarse y formalizarse por medio de un documento legal. Es la nota destinada a exigir cierta accin al constructor, emanada de modificaciones al proyecto ejecutivo autorizado y /o al programa de ejecucin de obra, con base a los procedimientos constructivos y administrativos, previa aprobacin del PCM y del corresponsable en su caso.

RECTIFICACIN Es la nota que reconoce la existencia de un error, omisin o cambio que se haya dado por bueno sin serlo y que requiere de invalidacin parcial o total.

SOLICITUD Es la nota de la cual se requieren datos, especificaciones y ,en general elementos de atencin diligente para resolver algn problema especfico de obra.

ACLARACIN Es la nota que tiene como fin abundar y esclarecer algn dato tcnico o administrativo que no haya quedado claro y completamente entendible.

AUTORIZACIONES Se considera que el nico medio para poder autorizar, ya sea aspectos que estn contemplados en los conceptos especficos de trabajo o condiciones crticas que lo ameriten, es a travs de la bitcora; ya que se adquiere una corresponsabilidad con el contratista o proveedor en el resultado final de los trabajos.

AUTORIZACIONES es la nota del PCM que faculta a la residencia de obra a ordenar actos que no se opongan ala normatividad local: Es tambin la nota de la residencia de obra que da facultades al constructor para ejecutar trabajos que no fueron contenidos en el proyecto ejecutivo autorizado y por tanto,tiene carcter extraordinario.

CERTIFICACIONES En la bitcora, el residente de obra o el supervisor debe dejar asentado la certificacin o constatacin de los trabajos realizados en cumplimiento a los requisitos exigidos, es decir, dar fe, de una manera oficial, de los hechos ocurridos en el proceso de cumplimiento de las obligaciones pactadas. La responsabilidad en estos casos es enorme y se sugiere revisar mnimo dos veces lo que se asevera, y de ser posible, obtener la comprobacin documental de lo que se certifica.

CERTIFICACIN Es la nota que testifica la correcta ejecucin de los conceptos y partida contenidas en el proyecto ejecutivo autorizado o asentadas en rdenes o autorizaciones de Bitcora, que constata calidad, cantidad y plazo de ejecucin. Sirve de instrumento y documento de apoyo para la estimacin y pago de los trabajos al constructor.

CONSTANCIA Es la nota que demuestra o evidencia la presencia del PCM, corresponsables, Calculistas, Diseadores, Tcnicos de apoyo, Visitantes extraordinarios, Inspectores.

CONTESTACIN Es la respuesta debidamente firmada, a cualquier nota.

AFIRMATIVA FICTA Es la aceptacin tcita, implcita o sobrentendida, con todo el significado legal que ello implique, de la persona ala que va dirigida una nota, si pasados tres das hbiles no ha dado respuesta alguna.

ENTERADO Es la manifestacin firmada como constancia, nica y exclusivamente, de haber ledo la nota en el momento y de ninguna podr tomarse como autorizacin.

Queda convenido que a toda anotacin de la Residencia de Obra debidamente firmada, corresponder la leyenda de enterado y la firma de la Contratista; consecuentemente, a toda anotacin de la Contratista debidamente firmada, deber corresponder la firma de la Residencia de Obra y la leyenda de enterado; la omisin de ello se tomar como afirmativa ficta.

INFORMACIONES Eventualmente, el residente de obra o el supervisor utiliza la bitcora para informar al superintendente de construccin del contratista o proveedor sobre algunas situaciones relativas directamente con los procesos de ejecucin de lo pactado en el contrato respectivo, que pudieran afectar los programas de la misma, de no ser as, es conveniente utilizar otro de los medios de comunicacin reconocidos.

TRABAJOS EXTRAORDINARIOS Cuando se presenten condiciones generadas que requieran de realizar trabajos extraordinarios, es verdaderamente importante asentarlos en la bitcora, independientemente de la elaboracin del documento respectivo, porque queda manifiesto como una secuencia del proceso de ejecucin y que va a generar un costo adicional que se debe justificar.

CONVENIOS Todo tipo de convenios o negociaciones que se presenten en el cumplimiento de los trabajos y que no hayan sido determinados en el contrato respectivo, debern hacerse a travs de documentos especiales y exprofeso para ello, pero independiente de eso, es importante asentarlo en la bitcora, ya que por disposicin de ley, los supervisores por las partes involucradas, son los directamente responsables de los mismos.

SANCIONES En este caso, debe quedar constancia de las acciones tomadas por el incumplimiento de lo pactado en el contrato, ya sea sanciones econmicas o administrativas, pero quedan como antecedente para la evaluacin del contratista o proveedor, que por disposicin de ley, se debe realizar en el tiempo de relacin laboral con la contratante. Se sugiere el hacer un reporte en donde se describa detalladamente las causas que generan la sancin y que se valide en la bitcora.

PREVENCIONES Es muy saludable prevenir situaciones o anticiparse a posibles problemas que, por medio de la bitcora, se pueden dar al contratista o proveedor, con el fin de no provocar retrasos innecesarios que afecten el desempeo de los trabajos o compromisos pactados. En el manejo de este tipo de notas, que son tambin advertencias, se debe cuidar su limitacin a aspectos realmente significativos y trascendentes respecto del programa pactado o vigente.

SEGUIMIENTOS Uno de los objetivos bsicos del uso de la bitcora es el de llevar un seguimiento de todos los aspectos determinados en el contrato, en el cumplimiento de los programas y que se constatan en el campo, se considera como una memoria tcnica de ejecucin de trabajos y todo debe ser sujeta a una verificacin por escrito de los hechos. Igual importancia debe tener el llevar un seguimiento de todo lo realizado en el campo, por motivos de modificaciones, adecuaciones o ajustes no previstos, o aspectos relativos que generen una toma de decisiones durante el proceso de ejecucin.

NOTAS MS FRECUENTES QUE UTILIZA EL SUPERINTENDENTE DE CONSTRUCCIN DEL CONTRATISTA, ESTAS SON:

- SOLICITUDES.El superintendente de construccin del contratista puede por este medio solicitar al residente de obra o al supervisor de la contratante, todo lo relativo al contrato de obra, que pueda afectar el cumplimiento de su responsabilidad, por lo que este tipo de notas es el ms comn de uso por esta supervisin.

- ACEPTACIONES.En la bitcora, el superintendente de construccin del contratista acepta rdenes o instrucciones del contratante e implcitamente se obliga a cumplir lo requerido, ahora bien, si no est totalmente de acuerdo con lo ordenado, tiene el derecho de aceptar bajo protesta o inconformarse, pero si no tiene objeciones a lo estipulado, entonces puede generar una nota de aceptacin al hecho.

- INCONFORMIDADES.Como se mencion anteriormente, la inconformidades se deben establecer en una nota de bitcora por el superintendente de construccin del contratista, al no estar totalmente de acuerdo con alguna disposicin dada por el residente de obra o el supervisor de la contratante. Es conveniente manifestar detalladamente el motivo de la inconformidad, porque implcitamente es una solicitud de anulacin.

- EXIGENCIAS.En ocasiones, el superintendente de construccin del contratista puede exigir por medio de la bitcora, cuando as lo justifique su responsabilidad en el proceso o el programa de trabajo. Generalmente se consideran motivadas por elementos no proporcionados por el contratante y que fueron determinados en el contrato.

- ADVERTENCIAS.Existe la posibilidad de que el superintendente de construccin del contratista asiente en la bitcora, advertencias cuando se le ordene algo que, a su juicio, pueden acarrear determinados problemas, en los conceptos de obra, suministros o en la prestacin de servicios, lo que pudiera tener consecuencias posteriores o efectos negativos a su trabajo.

- INFORMACIONES.Tambin, en este caso, el superintendente de construccin del contratista puede hacer uso de una nota de bitcora para dar o solicitar informacin referida al contrato de obra, que represente o tenga importancia en la ejecucin de los trabajos pactados.

CONTENIDO DE LAS NOTAS DE BITCORA


Ejemplo de una Orden

CONTENIDO APROPIADO PARA UNA NOTA DE BITCORA DE OBRA COMO UNA ORDEN DE REPARACIN DE DEFECTOS EN UN CONCEPTO DE TRABAJO. - Clasificacin de la nota. - Descripcin del asunto o problema. - Ubicacin o lugar requerido. - Causas del problema. - Solucin exigida o recomendacin. - Plazo para la solucin o recomendacin. - Medidas preventivas o prevencin. - Responsabilidad del asunto o problema. - Consecuencias econmicas. - Croquis explicativo. - Sanciones.Seguimientos o cierre de la nota.

CONTROL DE NOTAS POR CONDICIONES ESPECFICAS. Para un mayor y correcto control de notas emitidas o asentadas en la bitcora de obra, es conveniente, independientemente del nmero correspondiente en el seriado consecutivo de las notas escritas, llevar la indicacin de si una nota queda abierta o cerrada, es decir, si por el contenido de la misma es necesario verificar su cumplimiento en una fecha posterior a la emisin, se debe considerar una nota abierta por lo que debe existir un asiento posterior en la cual certifique su cumplimiento, dando as el carcter de estrategia de control de dos vas, por lo que el residente de obra,

supervisores y superintendente de construccin del contratista tienen una mayor comunicacin documental que avale lo acontecido en la ejecucin y en que no necesariamente pudieron haberse acordado en presencia fsica y que por medio de la bitcora se logro establecer una adecuada confirmacin de lo sucedido en el proceso de cumplimiento del contrato.

RECOMENDACIONES JURDICAS FINALES. En el supuesto caso de que en algn momento la libreta de bitcora se extrave, sea robada o perdida en algn evento accidental, por lo que es imposible su localizacin, se deber acudir ante un Ministerio Pblico Federal a levantar el acta correspondiente en la que se manifieste los hechos por los cuales la bitcora no se puede mostrar para su debido control en los procesos de ejecucin, para lo cual, esta acta, debidamente protocolizada por el ministerio pblico federal deber acompaarse al contrato

y se podr abrir una bitcora nueva considerando en la nota nmero 1 las causas de su apertura y las condiciones del evento que gener la desaparicin de la bitcora anterior, validando el acta ministerial debidamente sancionada por el departamento jurdico de la dependencia o entidad contratante o responsable de la ejecucin de los trabajos.

As mismo, al momento de elaborarse el Acta de Finiquito o el Acta de Recepcin Administrativa, el residente de obra deber elaborar un oficio de entrega de la bitcora de obra utilizada en el proceso de ejecucin del contrato respectivo, para que el responsable de la administracin del contrato conserve este documento, ya que la bitcora de obra forma parte integrante del contrato.

LA ESTRATEGIA COMO INSTRUMENTO DE APOYO PARA EL REGISTRO EN LA BITCORA. Estrategia. Arte de dirigir las operaciones militares. Arte, traza para dirigir un asunto

Otro aspecto de relevancia e importancia es saber dirigir la comunicacin convencional entre las partes que firman el contrato mediante la adecuada aplicacin de las disposiciones normativas de la bitcora, y en la que debern referirse los asuntos importantes que se desarrollen durante la ejecucin de las obras y servicios

Esto lo podemos lograr, aplicando una estrategia, o lo que es lo mismo, debemos encaminar o dirigir la comunicacin de los asuntos importantes que se desarrollan durante la ejecucin de las obras y servicios, hacia una meta predefinida, en lo mas posible, es decir nosotros debemos de realizar un anlisis de las posibles omisiones en aspectos normativos, tcnicos, administrativos y econmicos, y utilizarlas en nuestro beneficio dirigiendo la comunicacin.

A continuacin se presentan algunos pasos que forman enunciativa ms no limitativa se pudiera seguir, es decir los pasos se adecuan en funcin de cada empresa, tomando en cuenta sus polticas, procedimientos, normatividad, etc. 1.- Relaciona de forma cronolgica (por orden de tiempos), las notas de Bitcora emitida por la dependencia o entidad.

2.- Relaciona de forma cronolgica (por orden de tiempos), las notas de Bitcora emitida por la contratista Los dos puntos anteriores lo podemos lograr elaborando un condensado, en donde se incluyan columnas siguientes: fecha, da , hora, quien emite, puesto, asunto, tipo de pregunta y descripcin (tcnica, administrativa, econmica o legal), fecha de atencin , quin contesto, contestacin, as como columnas con ttulos de las notas de la bitcora obligatorias por la ley, para el contratista y la dependencia o entidad.

3.- Anlisis y evaluacin de las condiciones tcnicas, administrativas, econmicas y legales. 4.- Deteccin de posibles problemas o desviaciones. 5.- Informe de las condiciones tcnicas, administrativas, econmicas y legales. 6.- Proponer y elegir diferentes caminos de accin. 7.- Elegido el camino ms adecuado, realizar la redaccin de la nota, conciliarla, y anotarla en la bitcora.

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