INSTRUCTIVO

2011
Procedimientos bsicos para Optimizar la Gestin de Ventas, visita y carga de pedidos de las tiendas Makro por RDV PAVECA

N DE TIENDA
1 2 3 LA URBINA LA YAGUARA VALENCIA MARACAIBO BARQUISIMETO PUERTO LA CRUZ PUERTO ORDAZ ARAGUA GUARENAS MATURIN SAN CRISTOBAL ARAURE BARINAS COSTA ORIENTAL EL TIGRE CHARALLAVE MERIDA PARAGUANA TRUJILLO EL VIGIA

LOCALIDAD

CDIDO
40497 40498 30147 60227 70181 50129 80061 30508 41430 50700 10309 71042 71089 60888 80446 41991 10431 61131 71411 10624 31670 51400 81460 31846 42788 51648 43059 61529 32213 32301 71940 32317 61815 52000

MAKRO COMERCIALIZADORA C.A. Es una cadena de Hipermercados que consta de (37 Tiendas) en todo el Territorio Nacional. Cada una de ellas tiene un cdigos en ADC, Cd. PAVECA. Asimismo Makro internamente tiene dos Cdigos de Proveedor para las diferentes razones sociales: PAVECA: 20539 PAVECA MARGARITA: 22879 Con estos cdigos se puede solicitar en las tiendas toda informacin relacionada al inventario de la tienda y Ordenes de Compra. Compra

4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37

VALLE LA PASCUA MARGARITA CIUDAD BOLIVAR PUERTO CABELLO ALTOS MIRANDINOS CUMANA VARGAS SAN FRANCISCO TOCUYITO MARACAY SAN FELIPE NAGUANAGUA CORO ANACO MARACAIBO NORTE SAN FELIZ SAN JUAN DE LOS MORROS

SOLICITUD DE INVENTARIO Y RDENES DE COMPRA

Cada RDV debe dirigirse a la tienda Makro de su Zona de trabajo Asignada segn Cod ADC, e ingresar al establecimiento por Recepcin de Tienda. Esta entrada es especial para personal que labora en Makro, Personal de Merchandising y Proveedores Proveedores. Aqu el RDV debe identificarse con su carnet y anotarse en un registro de entrada, de esta manera queda notificado el da y la hora en que un proveedor visit la tienda. En esta entrada no se permiten carteras ni bolsos, ( Solo las herramientas necesarias factibles en las Negociaciones Calculadores Bolgrafo, Lpiz de Grafito etc.) etc. Despus de registrarse el RDV debe dirigirse al departamento de ALC (Administracin, Logstica y Control). Aqu debe identificarse como Papeles Control). Venezolanos C.A. y presentarse con todo el personal que ah labora. Luego se solicita el LARTSUP (Acumulado por mes, Inventario de la tienda o Stock y Cantidades Ordenadas Pendientes) y las rdenes de Compra. Para estos reportes les solicitarn Compra el Cdigos de Proveedor (PAVECA: 20539). De esta forma obtenemos toda la PAVECA: 20539) informacin inherente, valida para la Gestin de Venta. Es muy conveniente solicitar los nmeros de telfono contacto y correos electrnicos de este departamento, as mismo como de RM (Recepcin de Mercanca)

NEGOCIACIN Y SUGERIDO DE PEDIDOS

Con el LARTSUP se puede ver el inventario de la tienda en la columna de Stock y se puede comparar con lo que est solicitado en la columna de Ordenado. Esta informacin sirve para negociar nuevas rdenes de compra de cdigos que no estn solicitados, y que exista disponibilidad en planta para esa semana segn pauta de produccin, o de reforzar cdigos que si tengan orden de compra pero que las cantidades sean pequeas y no completan la carga del camin. Esto se realiza en el departamento de ALC. ALC. Makro puede manejar hasta 60 Das de inventario de cada cdigo. Este clculo se realiza dividiendo en nmero de unidades que aparezcan en la columna de Stock entre el nmero que se encuentra en la columna de DMS (siglas en espaol: Promedio de espaol: Venta Diario). Si este resultado es menor a 60 Das, pueden realizarse sugeridos para Diario). hacer nuevas Ordenes de Compra de ese cdigo, (Manualmente) La aprobacin de los sugeridos por lo general la otorga de Jefe de Piso de No Alimentos o Alimentos, dependiendo de la tienda. Ambos reportes (LARTSUP y rdenes de Compra) aparecen con los cdigos internos de Makro.

CDIGOS INTERNOS DE MAKRO

COD. PAVECA: 20539

CDIGO INTERNO PAVECA HIGINICO

CDIGO MAKRO

PRODUCTO

207513 207512 102016 102017 101310 101320 101220 101230 101210 102031 102014 102030 102019 312503 312501 207534 207535 207550

854373 933712 933686 853944 250497 143247 137176 26670 488345 488384 563680 939796 689637 222235 695864 236678 310791 981968

SUAVE ULT.SOFT PREMIUM 4X12 SUAVE ULT.SOFT PREMIUM 12X4 ROSAL PLUS EXT.GRANDE 12X4 ROSAL PLUS EXT.GRANDE 4X12 ROSAL PLUS GRANDE PERFUMADO 12X4 ROSAL PLUS GRANDE PERFUMADO 4X12 ROSAL PLUS MED C/AROMA P/HIG.12X4 ROSAL PLUS MED C/AROMA P/HIG.4X12 ROSAL PLUS MED C/AROMA P/HIG.48X1 ROSAL PLUS CHAMO C/AROMA P/HIG12X4 ROSAL PLUS REG.VERDE PA/HIG 12X4 ROSAL PLUS REGULAR PA/HIG 48X1 ROSAL PLUS ROSADO P/H 12X4 ROLLOS ROSAL ROSADO.PAP/HIG.12X4 ROLLOS ROSAL ROSADO PAP/HIG. 48X1 ROLLO PERLA PAPEL HIGIENICO 12X4 ROLLOS PERLA PAPEL HIGIENICO 48X1 ROLLOS CRUZ BLANCA PAPEL HIG.48X1

Recomendacin: Cada vendedor debe tener este archivo a la mano para la negociacin de Ordenes de Compra Es ms fcil solicitar Compra. las rdenes de compra con los cdigos internos de Makro

CDIGOS INTERNOS DE MAKRO

CDIGO INTERNO PAVECA SERFATO CDIGO MAKRO PRODUCTO

312049 312059 105353 105352 105350 105351 106401

338702 336908 72471 854464 854529 72541 185484

PAVECA SERV.GRANDE Z 30X 240U SERVILLETAS Z PEQUENA JUMBO PACK TOALLIN 12X2 U JUMBO PACK TOALLIN 1X24 ABSORBO TOALLA BLANCA 1X24 ABSORBO TOALLA BLANCA 12X2 ESCUDO 4X1.5 KG

CDIGO INTERNO PAVECA PAALES

CDIGO MAKRO

PRODUCTO

751321 751322 751323 751324

926016 926029 926055 147791

BABY DREAMS PAAL MEDIANO 1X20 BABY DREAMS PAAL GRANDE 1X20 BABY DREAMS PAAL EXT-GRANDE 1X20 BABY DREAMS PAAL XX-GRANDE 1X20

CDIGO INTERNO PAVECA EMPAQUES MAKRO 312057 312058 103156 105318 107064 105366 105365

CDIGO MAKRO

PRODUCTO

428779 428727 178646 36179 425542 134147 133913

PAVECA SERV. Z GRANDE 5X240 SERVILLETAS Z PEQUENA M&K 5X240 HOUSEHOLD NAPKINS/SERV 5X150UND TOALLIN CAJITA SUAVE FACIAL PEQ 1X6X75 HOJAS JUMBO PACK TOALLIN 1X6 U ABSORBO TOALLA BLANCA 1X6 U

CHEQUEO DE PERSONAL DE MERCHANDISING

Cada tienda Makro debe tener asignado un Mercaderista para realizar las Exhibiciones de Mercanca, Trabajo de Anaquel, Precios etc. En la mayora de los casos etc. esta persona visita la tienda todos los das y de forma interdiaria para algunas tiendas Cada RDV debe reportar si alguna tienda no tiene Mercaderista asignado o no est prestando buen servicio. Makro, a diferencia de otras cadenas, no tiene Pasillero, es por eso que si no va el Mercaderista no hay nadie que exhiba la mercanca y se pueden perder la participacin de anaquel la cual va en funcin de nuestra participacin de Mercado PAVECA Actualmente tiene un 54,5% de participacin. 54, De ser as se debe comunicar a travs de un correo al Departamento de Cuentas Claves y Trade Marketing, con copia al Gerente de Zona. Marketing

CDIGOS

EN

STATUS

En la hoja de LARTSUP hay una columna St (Status). En esta columna (Status). habrn cdigos que tienen 1 y otros con 5. Aquellos productos que estn en Status 5 estn bloqueados por el sistema para generar orden de compra. Esto ocurre cuando hay un cdigo que tiene mucho tiempo sin despacho. Si existiera un cdigo que se encuentra en lnea de produccin en Planta y se puede despachar, pero est en Status 5, hay que notificarlo por Correo al RDV - De Trade Marketing y Cuentas Clave, con copia al Gerente de Zona. Mientras el Zona cdigo est en Status 5 no aparecer en las rdenes de compra, luego esta informacin se canalizara con la gente de Oficina Central de Makro para su activacin. Hay un cdigo en especfico que en algunas tiendas se encuentra en Satus 5 y en otras no, que es el Suave Ultra Soft (Cd Paveca: 207508, Cd. Makro 86840 Suave 12X4) Este cdigo est descontinuado en Planta segn pauta de produccion, sin embargo Makro no lo puede decodificar por instrucciones de INDEPABIS dado a que ese producto era Regulado, as que va a seguir apareciendo en las rdenes de compra pero queda sin efecto.

CARGA DE RDENES DE COMPRA EN ADC

La generacin de Ordenes de Compra tanto para PAVECA, tiene un cronograma, este cronograma es llamado en Makro OPL (siglas en espaol: espaol: Listado de rdenes Propuestas): Propuestas): OPL Paveca: TODOS LOS JUEVES OPL Deforsa: TODOS LOS VIERNES Estas rdenes de compra son visibles al da siguiente de su generacin, es por eso que la visita a las tiendas debe hacerse los das Viernes. De esta manera se obtendrn ambos reportes con las ltimas rdenes de compra. Adems tambin se podra realizar una segunda visita semanal entre jueves y viernes. La carga de las Ordenes de Compra en ADC debe hacerse lo antes posible. posible. No debera de pasar del Viernes de cada semana As entran en el semana, Backlog y se pueden despachar segn la planificacin de despacho enviada a Planta, esto hace que la tienda tenga mejor surtido y mayor rotacin de producto. Luego de cargar los pedidos se pueden sacar los BPCS y mandarlos por correo a su respectivo gerente de zona con copia al departamento de Trade Marketing y Cuentas Clave, a fin de dar el seguimiento oportuno segn corresponda.

CARGA DE RDENES DE COMPRA EN ADC

La generacin de Ordenes de Compra de PAVECA se hace en cinco ciclos, dividiendo lo solicitado en cinco rdenes que se agrupan de la siguiente manera: 1) Rosal Plus Grande (en sus dos presentaciones) y Rosal Plus Mediano (en sus tres presentaciones) 2) Rosal Plus Extra Grande (en sus dos presentaciones) 3) Suave Premium (en sus dos presentaciones) 4) Papel Higinico Regulado (todos los codificados) 5) Serfato y Paales Esta divisin permite cargar los pedidos de manera que a la hora de facturar se puedan combinar y adaptarse al inventario de ese momento. Al finalizar el proceso de carga en ADC debe colocarse en el campo de Observaciones el nmero de la tienda seguido por un punto y el nmero de orden de compra, Ej.: 01.252627. 01.252627. Cada BPCS debe ser una orden de compra, as cada orden de compra llevar una factura. Es as como se evitan retrasos en la cancelacin de facturas y se agiliza la recepcin en la tienda.

CARGA DE RDENES DE COMPRA EN ADC

Existen algunos cdigos que se ordenan por unidad de venta y no por bultos, estos son los Paales y los Empaques Makro. La manera de cargarlos a ADC es llevndolos a bultos de la siguiente manera. Las unidades solicitadas en las rdenes de compra deben dividirse entre el nmero de unidades de venta de cada bulto: Paales (Todas las tallas): Dividir entre 8 tallas): Empaques Makro (Napkins y Toallas): Dividir entre 4 Toallas): As cuando en una orden de compra se soliciten 32 unidades de Paales hay que cargar en ADC 4 bultos (32/8 = 4), y cuando se soliciten 120 unidades de Napkins MK se cargarn en ADC 30 cajas (120/4 = 30). Las rdenes de compra de los dems cdigos tanto de Paveca como de Deforsa aparecen en bultos y se cargan tal cual en ADC ya que todos estn paletizados.

CARGA DE RDENES DE COMPRA EN ADC

CDIGO INTERNO PAVECA PAALES 751321 751322 751323 751324 751324

CDIGO MAKRO 926016 926029 926055 147791 147679

N DE N DE UNIDADES UNIDADES PRODUCTO PAVECA MAKRO POR (BULTO) BULTO 8 BABY DREAMS PAAL MEDIANO 1X20 1 8 BABY DREAMS PAAL GRANDE 1X20 1 BABY DREAMS PAAL EXT-GRANDE 1X20 1 8 BABY DREAMS PAAL XX-GRANDE 1X20 1 8 BABY DREAMS PAAL XX-GRANDE 1X20 1 8 (MARGARITA)

CONVERSIN A BULTOS PAVECA DIVIDIR ENTRE 8 DIVIDIR ENTRE 8 DIVIDIR ENTRE 8 DIVIDIR ENTRE 8 DIVIDIR ENTRE 8

CDIGO INTERNO CDIGO PAVECA PRODUCTO MAKRO EMPAQUES MAKRO 103156 178646 HOUSEHOLD NAPKINS/SERV 5X150UND 105366 134147 JUMBO PACK TOALLIN 1X6 U 105365 133913 ABSORBO TOALLA BLANCA 1X6 U

N DE UNIDADES CONVERSIN A MAKRO POR BULTOS PAVECA BULTO 1 1 1 4 4 4 DIVIDIR ENTRE 4 DIVIDIR ENTRE 4 DIVIDIR ENTRE 4

CARGA DE RDENES DE COMPRA GENERADAS POR OFICINA CENTRAL DE MAKRO

En algunas oportunidades, dependiendo las necesidades de cada tienda y del inventario de ese momento, se negocian Ordenes de Compra que se generan desde la oficina central de Makro en Caracas para todas las tiendas o para alguna en especfico. Estas rdenes de compra las carga en ADC el Departamento de Trade Marketing y Cuentas Clave luego se le avisa a toda la fuerza de ventas involucrada Clave, a travs de un correo cul es la orden de compra montada, la tienda y el BPCS. De esta manera se evita la duplicidad de pedidos.

PRIORIDADES DE DESPACHO

El Departamento de Trade Marketing y Cuentas Clave hace seguimiento de las estadsticas de despachos de Makro tienda por tienda y tambin a nivel general. Esta informacin es compartida con los Gerentes de Zona y con el departamento de Distribucin en Planta para Priorizar los Despachos. Las Prioridades van a ir en funcin del volumen despachado comparando mismo perodo del ao anterior con el ao actual. Aquellas tiendas que registren mayor cada en volumen tendrn prioridad de despacho. Sin embargo existen ocasiones en las que una tienda puede tener prioridad de despacho sin tener cada en volumen. Esto es cuando alguna tienda en especfico realiza una actividad promocional, que pudiera ser el aniversario de la tienda o alguna promocin. De ser as debe el RDV notificar por correo al Gerente de la Zona y al departamento de Trade Marketing y Cuentas Clave. Clave.

DESPACHOS A TIENDAS

Todas las tiendas Makro trabajan con una programacin diaria de citas de despachos con todos los proveedores. En el caso de PAVECA se hace una Excepcin dado a lo dinmico del inventario. Es por eso que no realiza cita de despacho. Este fue un acuerdo que se hizo con la Gerencia de Compras en Makro Oficina Central y aplica para todas las tiendas. Por esta razn es recomendable que en cada visita se le comunique esta informacin al Departamento de RM de cada tienda ya que ellos tienen un personal rotativo.

PROMOCIONES MAKRO MAIL

PAVECA a participado en Makro Mail (Encartes) Estas negociaciones se realizan desde la oficina central de Makro en Caracas. Al momento de realizar la negociacin de un Makro Mail se le informar a toda la fuerza de ventas involucrada los pasos a seguir para el cumplimiento de la promocin. Las rdenes de compra de los Makro Mail No se Eliminan y no Vencen, es por ello que es muy importante cargarlas a tiempo para despacharlas todas.

SI EXISTIERA CUALQUIER OTRA DUDA PUEDE LLAMAR:

FIDEL BARREAT Gerente de Trade Marketing y Cuentas Clave 0414-040.99.47 0212-700.22.23 Mail: fidel.barreat@paveca.com.ve MARIO CONTRERAS Representante de Trade Marketing y Cuentas Clave 0424-418.75.63 0212-700.22.64 Mail: mario.contreras@paveca.com.ve
MACM01022011