INTRODUCCIN A LA GESTIN DE PROYECTOS CON MS PROJECT

Qu es un proyecto?

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado nico

Fuente PMBOK 2008

Caractersticas de un proyecto
PRODUCTO, SERVICIO, RESULTADO UNICO

Singularidad del Entregable

Tiene un comienzo y un final definidos

TEMPORAL

ELABORACION GRADUAL

Fases, Etapas, Actividades

Proyectos vs Tareas Cotidianas

Rasgos Comunes
Son ejecutados por personas Restringido por recursos limitados Planificado, Ejecutado y Controlado

Proyectos
Temporales Unicos Su propsito es lograr el objetivo planteado y terminar Pueden involucrar una o muchas unidades organizacionales

Tareas cotidianas
Continuas Repetitivas Su propsito es sostener el negocio Usualmente estn confinadas a una o pocas unidades organizacionales
4

Ejemplos de proyectos
Construir un hospital Adquirir una nueva red de computadores Desarrollar un sistema de informacin Proponer una nueva estructura organizacional Construir una carretera de interconexin entre dos ciudades Disear un vehculo no tripulado Poner un nanosatelite en la orbita terrestre Elaborar un plan de gobierno Destruir un viejo edificio Eliminar una plaga de insectos Tramitar un divorcio

Qu es la Direccin de Proyectos?
Es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requerimientos del proyecto Se realiza a travs de la aplicacin e integracin de los procesos de gestin de proyectos de iniciacin, planificacin, ejecucin, seguimiento y control y cierre. El gestor del proyecto es el responsable de lograr los objetivos del proyecto.

Qu es la Direccin de Proyectos?
La gestin del proyecto incluye:

Identificar los requerimientos o necesidades Establecer los objetivos claros y alcanzables Equilibrar las demandas concurrentes de alcance, tiempo, costo y calidad Adaptar las especificaciones, los planes y el enfoque a las diversas inquietudes y expectativas de los diferentes interesados. La gestin del proyecto incluye:
Los gestores de proyecto tambin gestionan el proyecto en respuesta a la incertidumbre

Estructura del PMBOK

Marco conceptual para la Direccin de Proyectos Norma para la Direccin de Proyectos de un proyecto reas de Conocimiento de la Direccin de Proyectos

reas de Experiencia de la disciplina de Direccin de Proyectos

Cuerpo de Conocimiento de la Direccin de Proyectos

El PMBOK es una gua que describe conocimiento al campo de la gestin de proyectos. Consiste en:

Definicin del ciclo de vida del proyecto Cinco grupos de procesos Nueve reas de conocimiento

10

Comprensin del entorno del proyecto

Todos los proyectos se planifican e implementan en un contexto social, economico y ambiental, y tienen un impacto positivo o negativo, intencional o no intencional.
En el contexto del proyecto se debe considerar:

Ambiente cultural y social Ambiente internacional y politico Ambiente fisico

11

Habilidades interpersonales

Comunicacin efectiva Influenciar la organizacin Liderazgo Motivacin Negociacin y manejo de conflictos Solucin de problemas

12

Contexto de la Direccin de Proyectos

La gestin de proyectos existe en un contexto amplio que incluye:

Gestin de portafolio Gestin de programas La Oficina de Gestin de Proyectos (PMO)

13

Programas y Direccin de Programas

Un programa es un grupo de proyectos relacionados que pueden ser manejados o gestionados en una forma coordinada, para lograr el control y obtener beneficios que no se podran conseguir si se manejaran individualmente. Los programas tambin implican una serie de tareas repetitivas o peridicas: programa de lanzamiento de una nave espacial, programa de fiscalizacin tributaria, etc En contraste con la gestin de proyectos, la gestin de programas es la gestin centralizada y coordinada de un grupo de proyectos para lograr los objetivos y beneficios estratgicos del programa.

14

Qu es un programa?
Programa Proyectos
Pro Joven

Objetivos
Mejorar el ajuste ocupacional y reducir la baja calificacin de la PEA

A Trabajar Rural

Capactate Per: APROLAB

Per Emprendedor A Trabajar Urbano PROFECE Per Emprendedor

A Trabajar Urbano

Generar y promover empleos

Juntos

PROMPYME PRODAME (Ahora MI EMPRESA) Observatorio Socio Econmico Laboral

Promover el desarrollo de la Micro y Pequea Empresa y del autoempleo

Sierra Exportadora

Proporcionar informacin a los agentes socioeconmicos para una adecuada toma de decisiones

Fuente: Per: Informe nacional del empleo 2006

Portafolio y Direccin de Portafolios

Un portafolio es un conjunto de programas, proyectos u otros trabajos, que se agrupan para facilitar la gestin efectiva, a fin de cumplir con los objetivos estratgicos del negocio. Los programas o proyectos de un portafolio no necesariamente son interdependientes o estn directamente relacionados. El financiamiento y soporte se puede hacer en base a categoras: riesgo/recompensa, lneas de negocio o tipos de proyecto.

16

Portafolio y Direccin de Portafolios

Las organizaciones gestionan sus portafolios basados en metas especificas:

Maximizar el valor del portafolio mediante la seleccin cuidadosa de proyectos y programas. Optimizar el uso de recursos. Balancear el portafolio segn el rendimiento de las inversiones (beneficio/costo, retorno de inversin, etc)
Normalmente la gestin de portafolios es asumida por la alta gerencia o un comit de Alta Direccin.

17

Subproyectos
Los proyectos normalmente se subdividen en componentes mas manejables o subproyectos. Estos subproyectos pueden ser referidos y considerados como proyectos y ser gestionados como tales (tiene vida propia) Algunos criterios para obtener subproyectos pueden ser:

Por fases Por procesos de negocio Requisitos de habilidades de recursos humanos Grado de especializacin tecnolgica requerida

En proyectos muy grandes (megaproyectos) los subproyectos pueden a su vez consistir de una serie de subproyectos aun mas pequeos.

18

Oficina de Direccin de Proyectos

Una PMO (Project Management Office) es una unidad organizacional para centralizar y coordinar la gestion de proyectos a su cargo. Otras denominaciones equivalentes son:

Oficina de Gestion de Programas Oficina de Proyectos Oficina de Programas

Una PMO supervisa la gestin de proyectos , programas o una combinacin de ambos. Puede proveer funciones de soporte, como por ejemplo:

Entrenamiento Software Polticas estandarizadas Procedimientos Seguimiento al logro de objetivos de los proyectos

19

Oficina de Direccin de Proyectos

Son funciones clave de la PMO:

Administrar recursos compartidos entre proyectos Desarrollar metodologas, practicas y estndares de gestin de proyectos Gestin de configuracin centralizada para todos los proyectos que administra Establecer polticas, procedimientos, plantillas y documentacin compartida entre los proyectos. Gestin centralizada de riesgos compartidos y nicos para todos los proyectos. Operacin y mantenimiento de herramientas de proyectos (software,etc) Coordinacin centralizada de la gestin de las comunicaciones entre los proyectos Supervisar centralizadamente todos los cronogramas y presupuestos de los proyectos de la PMO Coordinar estndares generales de calidad de los proyectos
20

Oficina de Direccin de Proyectos (PMO)

PMO
Metodologa y Soporte
Procesos Herramientas Templates Estndares Lecciones aprendidas

Entrenamiento y Mentoria
Competencias Curricula de Entrenamiento Entrenamiento/ Mentoria Certificacin

Revisin(QA) y Consultora
Revisin del cump. de la Metodologa Asesora y Consultora

Portafolio

Recursos de Gestin de Proyectos

Plan Estratgico y presupuesto Seleccin y Priorizacin Seguimiento del Portafolio (scorecard) Seguimiento postproduccin de beneficios propuestos

Gerencia de Proyectos -Analista de Proyecto -Gerente de Proyecto -Gerente de Proyecto Sr -Gerente de Programa