 Docente:

 Víctor Manuel Landa Machero

 Sede:
 Piura

1
ARE A 10 SISTE MAS Y TE CNO LOG ÍA DE LA I NFORM AC IÓN

MODELO DE DECISION PARA LA ADQUISICION

DE UN SOFTWARE CONTABLE

 Trabajo
Interamericano
 Salvador Bahía Octubre
2005
2
Objetivos de la presentación

 Posibilidades y
limitaciones de las
actuales aplicaciones
contables.
 Marco de referencia
para seleccionar el
sistema contable
adecuado
 Posición de la empresa,
problemas y madurez
tecnológica.
 Factores relevantes para
3

sistematizar o
Introducción
Salvador Bahía,
Octubre 2005
 Introducción – La decisión
 Algunos contadores
todavía están bajo el
cautiverio de la tutela
autocontraída.
 Tutela.
 Incapacidad de
tomar sus propias
decisiones.
 Autocontraída
 Su causa no es la
falta de razón sino
la falta de
resolución y coraje
para usarla sin
desear que nos diga "La peor decisión es la indecisión."
alguna otra persona Benjamin Franklin 5

qué hacer.
Introducción – La decisión
 Componentes
 El decisor,
 El analista que
modeliza el problema
para ayudar al decisor,
 Factores controlables,
 Factores
incontrolables,
 Resultados posibles de
la decisión,
 Restricciones
ambientales /
estructurales,
 Interacciones 6
dinámicas entre estos
Introducción – La decisión

7
 Introducción – La decisión
 Etapas de una
decisión:
 Reconocimiento de una
necesidad:
 Sensación de
insatisfacción con uno
mismo;
 Sensación de vacío o
necesidad;
 Decisión de cambiar
 Para llenar el vacío o la
necesidad;
 Dedicación consciente
para implementar la
decisión. 8
 Introducción – El Modelo
 Construir un modelo
que viabilice dicha
selección
 El éxito es reconocer
que sólo es una
abstracción de la
realidad.
 No busca una única
respuesta.
 Sino al contrario,
busca varias 9

alternativas de
 Introducción – El modelo
 El modelo no tiene las
complejidades de la realidad.
 Sería extremadamente
difícil de resolver y
probablemente le daría
pocas ideas, o
información, al decisor.
 No debe ser una
excesiva simplificación
que se no asemeje al
mundo real.
 El buen modelo busca
el equilibrio entre 10

ambos extremos.
 Introducción - El riesgo
 Riesgo al incorporar un
software contable
inadecuado.
 Desarrollo
automatizando el
"desorden“.
 Generar
requerimientos sin
construir un modelo
de la organización.
 Satisfacción de
metas a corto plazo
o problemas
inmediatos,
 Produce islas de Información 11
a lo largo y ancho de la
Introducción – Necesidad
 Apoyo al proceso de toma de
decisiones.
 Requieren sistemas de
información durante toda
su existencia.
 Lo único que cambia en el
tiempo, es la forma en que
se implementarán los
sistemas.
 La administración eficaz se
basa en:
 Sistemas de información
financiera eficaz, y;
 Disponibilidad de datos
financieros fidedignos, 12
exactos y oportunos.
Introducción – Necesidad
 Información
Financiera es
suministrada por un
sistema contable.
 Planificar y adaptar
un sistema de
contabilidad
computarizado
eficiente podría
parecer una tarea
muy difícil y
13
compleja para
Introducción - Tecnología
 Desarrollo Tecnológico
de la contabilidad:
 1ro. Un sistema manual.
 2do. Mezcla de papel y
herramientas
tecnológicas
disponibles;
 3ro. Sistema contables
computarizado.
 Implementación
acelerada por los bajos
costos de:
14
 Hardware y
 El cambio es lo único
constante
 El cambio es constante
 Los eventos diarios que
suceden y viajan a
través de la empresa,
deben ser soportados
por el Sistema Contable
 El cambio es
inesperado
 Una fusión, un nuevo
partner, un cambio
repentino en el
mercado, una nueva
oportunidad de negocio 15
 El cambio es lo único
constante
 El cambio es disruptivo (ruptura
brusca)
 La meta es minimizar el impacto de la
disrupción con un sistema contable
que debe estar sincronizado con el
negocio
 El cambio da oportunidades
 La habilidad de adaptarse es crítica
para crear ventajas competitivas
 Para sobrevivir, competir y ganar, las
16
empresas deben adaptarse
 Marco de Referencia de las
tecnologías

Planificación de Instalaciones, Productos

Analítico
Estratégico
y Capacidades

Advanced Transportation
Planning & planning
Táctico Demmand
Scheduling Planning
Component
Supplier

Transacional
Mgmt. Inventory
ERP Planning
Warehouse Order
Product Mgmt Mgmt.
Data Mfg. Exec.
Operacional Transportation Customer
Mgmt Systems
Execution Asset
Mgmt.
E-Commerce
Compras Operaciones Logística Ventas

Sistemas de gestión empresarial ERPs (Enterprise Resource Planning)

17
 Tomar la decisión de
automatizar

Salvador Bahía, Octubre 2005

 Tomar la decisión de
automatizar
 Beneficios de la
automatización
 Automatizar las tareas
rutinarias.
 Preparar los estados
financieros y
 Dejar pistas de información
para la auditoria.
 Mejoras integrando los
diferentes procesos de
negocios
 Reconocer la existencia de
limites y peligros que 19
involucra el proceso de
 Tomar la decisión de automatizar
- Peligros
 Referido a los Datos
 No garantiza información actualizada y sin
errores.
 Permanente actualización y verificación
 Referido a los problemas contables
existentes.
 No mejora:
 Estructura de la organización,
 Eficiencia financiera.
 No resolverá problemas sobre:
 Personal carente de aptitudes o de motivación,
 Capacidad administrativa deficiente, 20
 Políticas operativas inapropiadas, o
 Tomar la decisión de automatizar
- Peligros
 La automatización implica riesgos.
 Ataques de virus
 Pérdida de:
 Confidencialidad
 Autenticidad
 Integridad
 Errores en ingreso de datos.
 Estar consciente de estos tipos de
riesgos ayudará a minimizarlos.
 La automatización no mejorará un
sistema contable problemático
 Puede lograr que un sistema funcione 21
mejor.
Tomar la decisión de
automatizar
 Nuevas aptitudes en la
organización.
 Personal Nuevo o capacitación
del existente.
 Reorganización del
departamento contable.
 Evaluar la resistencia del
personal a estos cambios.
 Orientar y explicar la
necesidad y los beneficios del
nuevo sistema con el objeto de
evitar retrasos o fallas en la
22
implementación.
Costos ocultos previsibles.
 Equipo periférico
 lectores de discos "zip",
 impresoras adicionales
 Suministros necesarios
 toner,
 tinta,
 papel.
 Costos futuros del
sistema,
 La obtención de apoyo
técnico, y;
 Almacenamiento de 23
datos.
 Tomar la decisión de
automatizar
 Automatizar todo el sistema de la organización
podría ser ineficiente.
 Podría dar como resultado:
 Un sistema difícil de manejar,
 No confiable,
 ineficiente y,
 Genera un efecto desmoralizador sobre el personal.
 Un enfoque gradual podría funcionar mejor.
 Antes de decidir debe tomarse el tiempo y
cuidado necesario.
 La preparación adecuada reduce:
 La necesidad de asistencia técnica externa y
 Los costos de la automatización.

24
 Tomar la decisión de automatizar
- Pasos
 Análisis de la situación
actual.
 Examen y estudio del
estado actual de la
empresa.
 Identificación del alcance
competitivo de la
organización.
 Evaluación de las condiciones
de la empresa.
 Revisión del conocimiento 25

actual sobre la organización

 Tomar la decisión de
automatizar - Pasos
 Revisión y el estudio de las condiciones
en que se encuentran las áreas
funcionales.
 Los procesos y las actividades deben ser
identificados, evaluados y asociados con la
información requerida por cada área.
 Los datos deben ser obtenidos en la
observación o a través de entrevistas con
ejecutivos y usuarios clave.

26
 Tomar la decisión de automatizar
- Pasos
 El propósito es determinar:
 Situación del entorno en la organización,
 Identificar problemas y establecer las
necesidades de información.
 Concentrarse en el entendimiento de la
operación, sin considerar la estructura de la
organización.

27
Tomar la decisión de
automatizar
 Decidir
automatizar el
sistema contable
se origina por la
necesidad de:
 Contar con datos
exactos,
consistentes u
oportunos
 Permitir la
generación de una
diversidad de 28
informes internos
 Tomar la decisión de
automatizar
 Responder a las siguientes
preguntas:
 ¿Proporciona la información
que requieren sus usuarios
internos y externos?
 ¿Emplea demasiado tiempo
en presentar los estados
financieros?
 ¿Demoran las entidades
financieras en autorizar las
operaciones debido al
retraso en la presentación
de informes? 29
Preparación de la
Automatización
 Preparación para la
automatización
 Plantearse preguntas con respecto a:
 Capacidad de la organización,
 Sistemas existentes,
 Recursos humanos,
 Espacio físico,
 Recursos financieros y,
 Necesidades de información.
 No deben limitarse a la selección del
software.
 Otros factores para el éxito o fracaso
 Necesidades administrativas y contables, y
 Verificar si la organización está lista para el 31
proceso
Preparación para la
automatización
 Cuestiones previas a la
automatización
 Identificar las necesidades
administrativas:
 Con la gerencia
 Con los principales usuarios
 Con un asesor externo
 Identificar las causas de los
problemas administrativos,
incluso aquellos que no serán
resueltos por el sistema.
 Determinar:
 Qué es lo que los usuarios quieren y
32
 Que necesitan del sistema.
 Preparación para la
automatización
 La automatización deberá:
 Cubrir las necesidades de los
auditores externos, los
clientes y los proveedores.
 Resolver o minimizar
problemas comerciales o
administrativos existentes.
 Generar la información que se
necesita del sistema contable
computarizado para poder
tomar decisiones
 Identificar quién recibirá la
información y si se beneficiará
de la mayor disponibilidad y
suministro oportuno.
33
 Preparación para la
automatización
 Consideraciones
preliminares:
 Financiamiento disponible.
 Existen requisitos
impuestos por los
accionistas
 El alcance del sistema
computarizado sirve sólo
para contar con
información más oportuna
y accesible 34
 Capacidad actual de la
 Preparación para la
automatización
 Evaluación del estado de
automatización de la Organización.
(Anexo Nro 03)
Pregunta Posibles acciones de seguimiento

Celebre reuniones para informar al personal gerencial de mayor jerarquía

mplementar la automatización del sistema contable y asegurarse que todo el pe
Discontinúe el proyecto si el personal gerencial de mayor jerarquía no se c

Evalue las aptitudes necesarias

n con el personal capacitadoun
Implemente requerido
programapara
de implementar
capacitación el
consistema?
anterioridad a los
Reclute personal que cuente con las aptitudes necesarias

35
 Preparación para la
automatización

Dirección Tecnologias
Corporativa Disponibles

Analisis / Modelamiento Necesidades de

Funciones de la Definición de la
Sistemas de
Organización Arquitectura del Sistema
Estrategia Información

Corporativa
Corporativa
Corporativa

Requerimientos Sistemas
de Información Existentes

Corporativa Corporativa

36
Implementación del
proyecto de
automatización
 Implementación del proyecto de
automatización - Pasos
 Un líder para el equipo del proyecto.
 Determinar claramente los objetivos
que se persigue obtener
 Elaborar los documentos que servirán
de guía, tales como:
 Justificación de la compra
 Presupuesto
 Cronograma
 Plan de Control y evaluación
 Examen del sistema actual
 Procedimientos Interno y
documentación actual
 Obtener libros conciliados y que la
información sea exacta
 Establecer módulo de migración de
datos
38
 Implementación del proyecto de
automatización - Pasos

 Propuestas para
efectuar
modificaciones
 Identificar las
necesidades no
cubiertas
 Valuar los posibles
cambios que se
introducirán al
sistema
 Aceptar 39
 Postergar
 Implementación del proyecto de
automatización
 Compra e instalación de los equipos y
del software
 Instalación de los equipos necesarios
 Instalación de la red de usuarios
 Instalación de los software necesarios
 Sistema Operativo (Linux, Window, etc)
 Manejador de Base de datos (Oracle, Informix,
SQL)
 Software de desarrollo (Power Builder, Fox, etc)
 Ingreso de la información preliminar
 Balance de Apertura y otra información
preliminar (tales como Clientes y
Proveedores) 40
Implementación del proyecto de
automatización
 Preparación y
capacitación
 Antes de su
implementación
 Sobre el uso de los
módulos contables
 Preparar al personal
administrativo sobre la
interpretación de los
nuevos informes
 Control y evaluación
41
 Verificación del avance
Implementación del proyecto de
automatización

42
Selección y
compra del
Software

Salvador Bahía
Octubre 2005
 Selección y compra del
software
 Necesidades de software.-
 Volumen de Operaciones
 La cantidad de información procesada vuelve
lento algunos sistemas
 Número de monedas de curso legal.
 Programas simples maneja solo una moneda
 Otro programas generan reportes financieros
en varias monedas

44
 Selección y compra del
software
 Seguridad
 Contraseña de acceso.
 Restricciones definidas por el administrador
de sistemas
 Métodos de compra y costos.
 Como un solo paquete
 Por módulos o por usuarios en línea

45
Selección y compra del software
– Un solo paquete o por módulos
 Módulos y sus funciones
 Administrador del
sistema
 El libro mayor
 Las cuentas por cobrar
 Las cuentas por pagar
 El inventario
 Planilla de sueldos
 Activos Fijos
 Dependerá del tamaño,
sistema financiero y
experiencia del personal
contable
 La instalación de módulos
innecesarios aumenta el
costo y la complejidad
46
 Selección y compra del
software
 Compra
 Puede cubrir las
necesidades y ser mas
eficiente en costo
 Se obtiene una garantía
para actualizar y
ampliar la
funcionabilidad del
software
 Desarrollo
 Trabajo a la medida
 Mayor costo y mayores
tiempos de
implementación 47
Selección y compra del software
– Criterios adicionales

 Soporte para la implementación del software o

los equipos
 Apoyo técnico del vendedor (vía Internet, teléfono,
personal)
 Personal que requieren del software y los
equipos
 Niveles de capacitación y experiencia del personal
actual
 Facilidad de usar el software “amigable”
 Habilidad del vendedor para proporcionar
servicio en el futuro
 Anexo Nro. 05 Evaluación del software y
vendedor 48
 Modelo de evaluación por software y vendedor
Hacer que el software
trabaje

Salvador Bahía
Octubre 2005
 Hacer que el software trabaje
 Analizar necesidades de automatización actuales y
futuras, a fin de:
 Identificar beneficios que se busca, y;
 En qué forma puede ayudarle a lograr sus metas.
 Automatización como un proyecto:
 Formación de un equipo del proyecto,
 Conducción de una evaluación comprensiva,
 Identificación de sus objetivos y actividades,
 Fijación de plazos de tiempo realistas,
 Producción de informes regulares,
 Desarrollo de un presupuesto completo y
 Establecimiento de indicadores de logros sensibles
 Lograr los resultados deseados con mayor facilidad.
50
Hacer que el software trabaje

 Beneficios esperados
 Equilibro entre la
automatización y los
procesos manuales
 Implementar módulos
integrados que puedan
funcionar
independientemente y
evitar su entrampamiento
 Distribución adecuada de
las tareas entre las
computadoras y los seres
51
humanos
 Hacer que el software trabaje
- Metas

 Utilización de la
información y recepción de
los informes de
retroalimentación.
 Compromiso de la gerencia
en su implementación
 Revisión de la información
preparada en base a
informes cruzados.
52
 Hacer que el software trabaje
 Siempre pensar en las
personas que utilizarán el
sistema.
 Hacer participar activamente en
el proceso de automatización, y
 Proporcionarle la capacitación
necesaria a medida que ésta se
requiera.
 Participación de todas las partes
involucradas en este proceso,
no solamente de el personal
contable.
 Buscar el interés de la
administración y que asuman
responsabilidad por el éxito de
53
la misma.
 Negocios y Sistemas contables
sincronizados para capitalizar el cambio

Simplicidad Agilidad Valor

Adaptarse en tiempo Activos en

os y complejidad de los Sistemas
real a lasContables
necesidades sincronización con el
del negocio negocio

Manejar el cambio Liberar recursos para

Reducir costos de operación
(tiempo, rango) innovar

Acelerar la respuesta Aumentar ingresos y

más fácil implementar el cambio
al mercado utilidades

Asegurar que los

Crear ventajas
recursos trabajen
competitivas
juntos 54
Conclusiones

Octubre 2005, Bahia

 CONCLUSIONES

La capacidad de modelización y la
disponibilidad de información es
crítica en la implementación de
soluciones
Se ha incrementado el riesgo de
incorporar un software contable
inadecuado en los últimos años.

56
 CONCLUSIONES
 No existe una adecuada la
planeación estratégica.
 Las tendencias actuales de
desarrollo de Tecnologías de
Información (TI) en el mercado, se
han caracterizado por esforzarse en
automatizar el "desorden"
existente.

57
 CONCLUSIONES

La decisión de automatizar el
sistema contable de la
organización depende de la
necesidad de contar con
datos exactos,
consistentes y
oportunos en una diversidad de
formatos internos y externos.
58
 CONCLUSIONES

Considerar cuidadosamente:
Lo que el sistema puede hacer y
 Ayuda al procesar los datos para tomar
decisiones.
Participación del personal, y;
Implementación que afectan a
muchos departamentos y niveles
diferentes de la organización.
59
 CONCLUSIONES

El número de empleados no es un factor

importante cuando se selecciona el
software.
La verdadera medida es:
la complejidad de las actividades,
el número de transacciones que se realizan
cada mes,
seguridad deseada,
cantidad de monedas de curso legal que se
manejan y, 60

métodos de adquisición.
 CONCLUSIONES

Los módulos que se instale

dependerán de factores como:
el tamaño y la complejidad de la
organización,
el sistema financiero existente y,
la experiencia del personal contable.

61
 Anexos
 Necesidades y Beneficios de la
automatización
 Necessidades e benefícios da
automação
 Evaluación de las necesidades de
automatización
 Avaliação das necessidades de
automação

62
 Anexos

 Evaluación del estado de automatización

de la Organización
 Avaliação do estado de automação da
organização
 Módulos del software contable y sus
funciones
 Modulos do softwarwe contábil e suas
funções
 Evaluación del software y del vendedor
63
 Era de la Información

“No es el más fuerte

ni el más inteligente
el que sobrevive,
sino aquel que se
adapta mejor al
cambio”
Charles Darwin
64
 – Asociación Interamericana de Contabilidad
– Interamerican Accounting Association
– Associação Interamericana de Contabilidade
– Colegio Departamental de La Paz

Muchas Gracias!
Participantes
del Colegio Departamental
de La Paz

Cr. Gral. Mario Moreira

65