Manual de Procedimientos OMEGA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GENERAL
Fecha 22/may/2012
Elaborado Por
Manual de Procedimientos General
OMEGA
22/May/2012 1
Presentacin
Ricardo Josu Mendizabal Vilchis
Elabor: Diego
Revis: Ricardo
Autoriz : Fernando
OMEGA
22/May/2012 2
ndice
Presentacin Introduccin Descripcin de Omega Misin rea de Recursos Humanos
Procedimiento de Reclutamiento de Personal Objetivos y Polticas Descripcin Narrativa Diagrama de Flujo Formas
Procedimiento de Capacitacin Objetivos y Polticas Descripcin Narrativa Diagrama de flujo Formas
Procedimiento de Nmina Objetivos y Polticas Descripcin Narrativa Diagrama de Flujo Formas rea de Compras Procedimiento de Compras de materia prima Objetivos y Polticas Descripcin Narrativa Diagrama de Flujo Formas rea de Ventas Procedimiento de Ventas y traslado de mercancas Objetivos y Polticas Descripcin Narrativa Diagrama de Flujo Formas
Elabor:
Revis:
Autoriz :
OMEGA
22/May/2012 3
ndice
rea de Contabilidad Procedimiento de pago a proveedores Objetivos y Polticas Descripcin Narrativa Diagrama de Flujo Formas Proceso Contable Objetivos y Polticas Descripcin Narrativa Diagrama de Flujo Formas Cuentas por Pagar Objetivos y Polticas Descripcin Narrativa Diagrama de Flujo Formas Presentacin de presupuestos para su aprobacin Objetivos y Polticas Descripcin Narrativa Diagrama de Flujo Formas Elabor: Revis:
Asignacin de recursos financieros y materiales a las diversas reas que conformas la empresa Objetivos y Polticas Descripcin Narrativa Diagrama de Flujo Formas Anexos Glosario de trminos Crditos
Autoriz :
OMEGA
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Introduccin
El siguiente trabajo consiste en la elaboracin de un manual de procedimientos usando informacin suministrada por la empresa OMEGA en distintas reas administrativas como R.R.H.H, Contabilidad, Ventas, Etc. Posteriormente se realizar una descripcin detallada de los procesos internos de cada rea, con el fin de que sea lo ms entendible y grfico posible. Este manual de procedimientos tambin nos ayuda a determinar las diferentes fallas existentes en dichos procesos para as poderlas remediar de una manera pronta y oportuna, antes de que se susciten problemas que puedan afectar la productividad de la empresa.
Elabor:
Revis:
Autoriz :
OMEGA
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Descripcin de Omega
Omega, es un Grupo 100% mexicano fundado hace 58 aos, que se mantiene como lder fabricante y distribuidor de los mejores hilos y estambres de Mxico. Actualmente, las marcas Omega, Tamm, La Abuela, La Espiga, La Campana y La Reforma son las ms reconocidas y utilizadas en las diversas labores de costura, tejido y bordado, as como en las industrias del calzado, tapicera, confeccin, tejido de punto y otras. La empresa siempre se ha caracterizado por ofrecer calidad, servicio variedad de productos, a travs, de Omega Distribuidora de Hilos. La cual es el proveedor ms representativo de los mejores artculos del mundo relacionados con hilos y estambres
Elabor:
Revis:
Autoriz :
OMEGA
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Misin
Producir hilos de alta resistencia satisfaciendo con calidad, servicio y prontitud de respuesta los requerimientos textiles con gran diversidad de productos garantizados, brindando asesora especializada y personalizada, manteniendo as el liderazgo nacional, mejorando la calidad de vida del personal y rentabilidad de la empresa, contribuyendo al desarrollo econmico y social del pas.
Elabor:
Revis:
Autoriz :
OMEGA
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PROCEDIMIENTOS AREA DE RECURSOS HUMANOS
Elabor:
Revis:
Autoriz :
OMEGA
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Procedimiento de Reclutamiento de Personal

OBJETIVO
Eleccin e introduccin del personal mas valioso a la empresa que cumpla los requerimientos necesarios para el puesto reclutado.
POLITICAS No dar preferencia a familiares o amigos para la eleccin del puesto Solo elegir personal que rena todos los requisitos Dar preferencia para cubrir la vacante a trabajadores que laboren en la empresa.
Elabor:
Revis:
Autoriz :

PROCEDIMIENTO DE RECLUTAMIENTO DE PERSONAL
OMEGA
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Descripcin Narrativa
No.
1 2 3 4 5 6 7 8
RESPONSABLE
Gerente de Recursos Humanos Auxiliar Auxiliar Auxiliar Auxiliar Auxiliar Gerente de Recursos Humanos Gerente de Recursos Humanos
ACTIVIDAD
Publicacin de Vacantes Programas citas para la entrevista Llevar a cabo la entrevista programada Informar a las personas que fueron aceptadas Aplicar examen mdico a los seleccionados Elaborar exmenes psicomtricos. Entrevista final con personal aceptado. Firma de contrato
Documento/forma
Curriculum
Curriculum
Recursos Mdicos
Contrato
Elabor:
Revis:
Autoriz :
OMEGA
22/May/2012 10
Diagrama de Flujo
Gerente de Recursos Humanos Informar a las personas que fueron aceptadas Gerente de Recursos Humanos
Publicacin de vacantes Curriculum
Informar a las personas que fueron aceptadas
Entrevista final con personal aceptado
Auxiliar
Aplicar examen mdico a los seleccionados
Firma de Contrato contrato
Programa citas para aplicar entrevistas
Elaborar exmenes psicomtricos
FIN
Lleva a cabo las entrevistas programadas Curriculum
Elabor:
Revis:
Autoriz :
OMEGA
22/May/2012 11
Formas
Elabor:
Revis:
Autoriz :
Manual de Procedimientos General PROCEDIMIENTO DE RECLUTAMIENTO DE PERSONAL
OMEGA
22/May/2012 12
Formas
Contrato
Elabor:
Revis:
Autoriz :
OMEGA
22/May/2012 13
Procedimiento de Capacitacin
OBJETIVO
Dar los conocimientos suficientes para el buen desempeo de las actividades de los trabajadores en su puesto a desempear. POLITICAS La capacitacin se impartir en horas dentro de la jornada de trabajo. Los capacitadores pueden ser trabajadores del mismo puesto con mayor experiencia.
Elabor:
Revis:
Autoriz :

PROCEDIMIENTO DE CAPACITACION
OMEGA
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No. 1 2
3 4 5 6 7 8
RESPONSABLE Auxiliar Gerente de Recursos Humanos Auxiliar

Auxiliar Auxiliar Capacitador Gerente de Recursos Humanos Gerente de Recursos Humanos
ACTIVIDAD Convocar al personal para elaborar plan de capacitacin Aprobar el plan de capacitacin
Requerir al personal para la imparticin de programa de capacitacin Citar al personal a capacitar, entregando oficios de invitacin al curso a los empleados Registro de las persona a capacitar Aplicar curso de capacitacin Evaluar al personal despus de recibir el curso de capacitacin Elabora y entrega constancias por asistencia de los participantes al curso de capacitacin
Documento/forma
Registros
Constancias
Elabor:
Revis:
Autoriz :

PROCEDIMIENTO DE CAPACITACION
OMEGA
22/May/2012 15
Diagrama de Flujo
Auxiliar Requerir al personal para la imparticin de programa de capacitacin Capacitador
Convocar al personal para elaborar plan de capacitacin

Gerente de Recursos Humanos Aprobar el plan de capacitacin
Citar al personal a capacitar, entregando oficios de invitacin al curso a los empleados
Gerente de Recursos Humanos
Evaluar al personal despus de recibir el curso de capacitacin Elabora y entrega constancias por asistencia de los participantes al curso de capacitacin Constancias
Registro de las personas a capacitar Registro
Auxiliar
FIN
Elabor:
Revis:
Autoriz :

PROCEDIMIENTO CAPACITACION
OMEGA
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Formas
CURSO DE CAPACITACION DE PERSONAL
Nombres del personal a capacitar: _________________ _________________ _________________ _________________ _________________ Curso de capacitacin: ____________________________ Objetivos: ______________________________________ Descripcin del curso: _____________________________ Nombre del Instructor: ____________________________ Elabor: Revis: Autoriz :

PROCEDIMIENTO CAPACITACION
OMEGA
22/May/2012 17
Formas
LA EMPRESA
Otorga la presente CONSTANCIA A ____________________

Por haber acreditado el curso de capacitacin. Ahora ya formas parte del equipo de OMEGA.
Elabor:
Revis:
Autoriz :
OMEGA
22/May/2012 18
Procedimiento de Nmina
OBJETIVO
Remunerar adecuadamente al trabajador por sus servicios prestados a la empresa. POLITICAS El salario debe ser mayor al mnimo de ley en un 8% como mnimo Otorgar 3 prestaciones adicionales a las que marca la ley
Elabor:
Revis:
Autoriz :

PROCEDIMIENTO DE NOMINA
OMEGA
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No.
1 2 3
RESPONSABLE
Auxiliar Auxiliar Auxiliar
ACTIVIDAD
Dar de alta al trabajador Elaborar estructura de la nmina Revisar inasistencias y retardos.
Documento/forma
Equipo de cmputo Estructura de nmina
4
5 6 7
Gerente de Recursos Humanos Auxiliar

Auxiliar Auxiliar
Revisar y aprobar la estructura de la nmina

Determinar fecha y hora para el pago de la nmina Realizar el pago de la nmina. Solicitar firma de trabajador de recibido y elaborar comprobante de pago y archivar una copia
Estructura de nmina
Comprobante y copia
Elabor:
Revis:
Autoriz :

OMEGA
22/May/2012 20
Diagrama de Flujo
Auxiliar Gerente de Recursos Humanos Solicitar firma de trabajador de recibido y elaborar comprobante de pago y archivar una copia Comprobante Copia
Dar de alta al trabajador
Revisar y aprobar estructura de nmina Estructura de nmina
Elaborar estructura de nmina Estructura de nmina
Auxiliar
FIN
Revisar inasistencias y retardos
Determinar fecha y hora para el pago de la nomina
Realizar el pago de la nomina
Elabor:
Revis:
Autoriz :

OMEGA
22/May/2012 21
Formas
Nmina
Departamento Concepto __________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________ ____________ SUBTOTALES IMSS
No. Trabajador
Periodo PUESTO
CURP
PERCEPCION DEDUCCION
NETO
Elabor:
Revis:
Autoriz :

OMEGA
22/May/2012 22
Formas
Elabor:
Revis:
Autoriz :
OMEGA
22/May/2012 23
PROCEDIMIENTOS AREA DE COMPRAS
Elabor:
Revis:
Autoriz :
OMEGA
22/May/2012 24
Procedimiento de Compra de Materia Prima

OBJETIVO
Adquirir la materia prima a menor costo y con la mayor calidad posible en tiempo y forma adecuados para su proceso. POLITICAS La eleccin del proveedor deber ser en primer instancia por medio del catalogo de proveedores de la empresa. Las compras debern ser a crdito en un 50% como mnimo para procurar la liquidez de la empresa
Elabor:
Revis:
Autoriz :
PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE MATERIA PRIMA
OMEGA
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No.
1 2 3 4 5 6 7
RESPONSABLE
Gerente de Compras Gerente de Compras Gerente de Compras Gerente de Compras Auxiliar Proveedor Auxiliar
ACTIVIDAD
Recibe la solicitud de compra de materia prima y archiva 1 copia Revisa que la solicitud se ajuste al presupuesto Consulta el catalogo de proveedores Elige al mejor proveedor de acuerdo a la solicitud de compra Elabora orden de compra y la enva al proveedor, archiva 1 copia Enva mercanca Recibe la materia prima y la almacena en el almacn
Documento/forma
Solicitud de compra, copia Solicitud de compra Catlogo de proveedores Catlogo de proveedores Orden de compra, copia
Elabor:
Revis:
Autoriz :

OMEGA
22/May/2012 26
Diagrama de Flujo
Gerente de Compras Elige al mejor proveedor de acuerdo a la solicitud de compra Catlogo de proveedor Envo de la mercancia Auxiliar Auxiliar Proveedor
Recibe la solicitud de compra de materia prima y archiva 1 copia Solicitud de compra Copia
Revisa que la solicitud se ajuste al presupuesto

Solicitud de compra
Elabora orden de compra y la enva al proveedor, archiva 1 copia Orden de compra Copia
Recibe la materia prima y la almacena en el almacn
Consulta el catlogo de proveedores

Catlogo de proveedor
FIN
Elabor:
Revis:
Autoriz :
OMEGA
22/May/2012 27
Formas
Solicitud de Compra
Nombre: _______________________________ ________________________ Fecha del pedido: ________________________ Entrega:__________________ Departamento que solicita: ________________ Descripcin
COTIZACI ON
Direccin: Fecha de Valor Total
Elabor:
Revis:
Autoriz :
OMEGA
22/May/2012 28
Formas
CATALOGO DE PROVEEDORES AREA DE COMPRAS
No. DE PROVEEDO R NOMBRE DEL PROVEEDOR NOMBRE DE CONTACTO
AREA DE COMPRAS
DOMICILIO
TELFONO
Elabor:
Revis:
Autoriz :
OMEGA
22/May/2012 29
Formas
OMEGA
Orden de compra
Proveedor: ________________________ Fecha del pedido: __________________ Fecha de pago:______________ Trminos de entrega:________________
Srvanse por este medio suministrarnos los siguientes No. ARTICULOartculos CANTIDAD PRECIO UNITARIO
PRECIO TOTAL
Elaborado por:________ Autorizado por:____________ Recibido por:________
Elabor:
Revis:
Autoriz :
OMEGA
22/May/2012 30
PROCEDIMIENTOS AREA DE VENTAS
Elabor:
Revis:
Autoriz :
OMEGA
22/May/2012 31
Procedimiento de Venta y Traslado de Mercancas

OBJETIVOS
Llevar acabo la transaccin de todos los productos terminados de la empresa, siendo autosuficientes, positivos, contando con los conocimientos necesarios y con la personalidad adecuada para poder transmitir una buena imagen de la empresa. Optimizar las actividades de venta
POLITICAS
Tener a tiempo el pedido del cliente, cubriendo todas sus expectativas El Precio de los productos terminados deber de ser mayor en un 30% como mnimo a su costo marginal. Terminar los productos elaborados o producidos con la mayor calidad posible.
Elabor:
Revis:
Autoriz :
PROCEDIMIENTO DE VENTA Y TRASLADO DE MERCANCAS
OMEGA
22/May/2012 32
No.
1
2 3 4 5 6 7 8
Responsable Gerente de ventas

Auxiliar
Actividad Entrevista con el cliente para recibir solicitud de pedido del producto
Comprobar existencia en almacn del producto Programacin de la fecha de entrega del pedido
Documento/forma Solicitud de pedido

Productos terminados Recibo de compra Productos Dinero Comprobante de entrega Comprobante de entrega Comprobante de entrega
Encargado de logstica
Entrega de pedido al cliente Recibir el pago por el pedido Expedir el comprobante de entrega de pedido Solicitar firma del cliente
Gerente de ventas
Aprobar y archivar comprobantes de entrega
Elabor:
Revis:
Autoriz :
OMEGA
22/May/2012 33
Diagrama de Flujo
Gerente de ventas Encargado de logstica Solicita firme al cliente Comprobante Entrevista al cliente para recibir solicitud de pedido de producto Solicitud de pedido
Entrega pedido al cliente
Gerente de ventas
Auxiliar
Recibe pago por el pedido
Aprueba y archiva comprobantes de entrega
Comprueba existencia del producto

Expide comprobante de entrega FIN Comprobante
Programa la fecha de entrega del producto

Recibo de compra
Elabor:
Revis:
Autoriz :
OMEGA
22/May/2012 34
DIRECCIN: CIUDAD, EDO. O PROVINCIA TELEFONO PARA: FAX CIUDAD, EDO. O PROVINCIA TELEFONO PARA: FAX
NOMBRE
COMPAA FECHA DEL PEDIDO DE COMPRA
NOMBRE
COMPAA
SOLICITANTE
MEDIO DE ENVO
PUNTO DE F.A.B.
TRMINOS
CANTIDAD
UNIDAD
DESCRIPCIN
PRECIO POR UNIDAD
TOTAL
SUBTOTAL Realice este pedido de acuerdo con los precios, trminos, mtodo de entrega y especificaciones enumeradas anteriormente. .Enve toda la correspondencia a: ENVO Y ADMINISTRACIN OTROS
Elabor:
Revis:
TOTAL
Autoriz :
Manual de Procedimiento General
OMEGA
22/May/2012 35
RECIBO DE COMPRA
FECHA DEL PEDIDO__________________ FECHA DEL PAGO_______________ TERMINOS DE ENTREGA_______________ NO. ARTICULO CANTIDAD PRECIO UNITARIO PREDIO TOTAL
ELABORADO POR ___________
AUTORIZADO POR________
RECIBIDO POR___________
Elabor:
Revis:
Autoriz :
OMEGA
22/May/2012 36
COMPROBANTE DE ENTREGA
UNIDADES
CLIENTE
PRECIO
REMITENTE
FIRMA DEL ENCARGADO
Elabor:
Revis:
Autoriz :
OMEGA
22/May/2012 37
PROCEDIMIENTOS AREA DE CONTABILIDAD
Elabor:
Revis:
Autoriz :
OMEGA
22/May/2012 38
Procedimiento de Pago a Proveedores
OBJETIVOS
Saldar las deudas con nuestros proveedores a tiempo para crear una buena relacin y adquirir mayores facilidades de pago as como la posible disminucin de intereses.
Registrar en forma clara y precisa, todas las operaciones de ingresos y egresos.
POLITICAS
El pago a proveedores deber de ser en el orden que se adquirieron las deudas Las deudas menores a $35,000 debern pagarse de contado y no necesita la aprobacin del gerente Las deudas superiores a $35,000 debern pagarse 50% a crdito como mnimo.
Elabor:
Revis:
Autoriz :
PROCEDIMIENTO DE PAGO A PROVEEDORES
OMEGA
22/May/2012 39
No. 1 2 Responsable Auxiliar Actividad Revisar deuda con proveedor Revisar condiciones y plazos de pago Documento/forma Documentos por pagar Documentos por pagar
3
4 5 6 7 8
Gerente de finanzas
Revisar si la deuda a cubrir esta dentro de nuestras posibilidades

Negociacin con clientes para la forma y plazos de pago
Auxiliar Gerente de finanzas
Elaborar plan de financiamiento para el pago Aprobacin de plan de pago Llevara a cabo el pago
Plan de financiamiento
Dinero Comprobante de pago
Auxiliar
Archivar comprobante efectuado
Elabor:
Revis:
Autoriz :
OMEGA
22/May/2012 40
Diagrama de Flujo
Auxiliar
Negocia con clientes
Lleva a cabo plan de pago
Revisa deuda con proveedor

Dctos. Por pagar
Auxiliar
Auxiliar
Revisa condiciones y plazos de pago Dctos. Por pagar
Elabora plan de financiamiento Plan
Archiva comprobante efectuado Comprobante
Gerente de finanzas Gerente de finanzas FIN
Aprueba plan de pago Revisa si la deuda a cubrir esta dentro de las posibilidades
Elabor:
Revis:
Autoriz :
OMEGA
22/May/2012 41
DOCUMENTOS POR PAGAR
FECHA
DOCUMENTOS POR PAGAR
PROVEEDOR
MONTO
DOCUMENTO
FIRMA DE G. DE PRESUPUESTO
FIRMA DE GERENTE DE CONTABILIDAD
Elabor:
Revis:
Autoriz :
OMEGA
22/May/2012 42
Formas PLAN FINANCIERO

MONTO PRESUPUESTO ESTIMADO SUBTOTAL FINANCIERO CONFIRMADO POR FINANCIAR APORTE HONORARIOS APORTE SERVICIOS GABINETE APORTE INVERSOR PRIVADO FONDOS NACIONALES FONA 2012 STATUS
FONDOS INTERNACIONALES
Elabor:
Revis:
Autoriz :
OMEGA
22/May/2012 43
COMPROBANTE DE PAGO FECHA DE REALIZACIN: FECHA DE PAGO: NOMBRE DEL PROVEEDOR A QUIEN SE LE PAGAR: El pago ____que solicit con xito debido ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ____________________________. Nombre y Firma Firma de Firma de Gerente de Contador en Subdirector de Contabilidad Turno Administrativo
Elabor: Revis: Autoriz :
Monto a pagar: $ M.N
OMEGA
22/May/2012 44
Proceso Contable
OBJETIVOS
Establecer en trminos monetarios, la informacin histrica o predictiva, la cuanta de los bienes, deudas y el patrimonio que dispone la empresa.
Elaborar la contabilidad de toda la empresa para el cumplimiento del envi de declaraciones informativas de pago de impuestos.
POLITICAS
El proceso se debe de realizar a tiempo para evitar mutas y recargos que generen pasivos a la empresa. Contar con los estados financieros mensuales para contar con la situacin Financiera en que se encuentra la empresa.
Elabor:
Revis:
Autoriz :

PROCESO CONTABLE
OMEGA
22/May/2012 45
No.
1 2 3 4 5 6 7 8 Gerente de contabilidad Gerente de contabilidad Auxiliar contable
Responsable
Auxiliar contable
Actividad
Requiere la documentacin a los departamentos Elaboracin de plizas y estados financieros Revisin de la contabilidad Preparacin de documentacin para envi de declaraciones Envi de declaraciones IETU Impresin de acuses de recibido por parte de Hacienda Archivo de documentacin Informar sobre situacin financiera a la junta de accionistas
Documento/forma
Documentos Plizas, estados financieros
Declaracin Declaracin Acuse de recibo Documetnos
Elabor:
Revis:
Autoriz :

PROCESO CONTABLE
OMEGA
22/May/2012 46
Diagrama de Flujo
Auxiliar contable Auxiliar contable Archiva la documentacin
Requiere la documentacin a los departamentos
Prepara la documentacin para enviarla

Declaracin
Gerente de contabilidad
Elabora plizas y estados financieros

Estados financieros
Enva las declaraciones a IETU

Declaracin
Informa sobre la situacin financiera a los accionistas
Gerente de contabilidad
Imprime acuse de recibo

Acuse de recibo
FIN
Revisa la contabilidad
Elabor:
Revis:
Autoriz :

PROCESO CONTABLE
OMEGA
22/May/2012 47
CHEQUE POLIZA
CONCEPTO DEL PAGO
FIRMA CHEQUE RECIBIDO
DISTRIBUCION: CHEQUE , COPIA A COLOR, ARCHIVO CON COMPROBANTE COPIA EN BLANCO Y NEGRO
CUENTA
SUBCUEN TA
NOMBRE
PARCIAL
DEBE
HABER
SUMAS IGUALES HECHO POR

Elabor:
REVISADO
AUTORIZADO
AUXILIRAES
Revis:
Autoriz :

PROCESO CONTABLE
OMEGA
22/May/2012 48
OMEGA Estado de Resultados Del____de _____________ al ____ de ______________ de ______ Ventas

Dev. Desc y Bonif. s/Ventas Ventas Netas Costo de Ventas Utilidad Bruta Gastos de Operacin: Gastos de Venta Gastos de Admn Utilidad de Operacin Otros Gastos Otros ingresos ISR y PTU Utilidad Neta
Elabor:
Revis:
Autoriz :
Manual de procedimientos
OMEGA
22/May/2012 49
DECLARACIN DEL EJERCICIO

C.EROGACIONES EFECTUADAS
SUELDOS, SALARIOS Y GASTOS RELACIONADOS HONORARIOS PAGADOS A PERSONAS FISICAS INTERESES DEVENGADOS DONATIVOS OTORGADOS CUOTA AL IMSS SEGUROS Y FIANZAS VIATICOS Y SEGUROS DE VIAJE CREDITO AL SALARIO OTRAS EROGACIONES
APLICA
MONTO
Elabor:
Revis:
Autoriz :

PROCESO CONTABLE
OMEGA
22/May/2012 50
ACUSE DE RECIBO
FECHA:
Por medio de la presente el da de hoy acusamos recibo el pedido de artculos que habamos realizado el pasado ____________ de_____________ de______________. Hemos dado la conformidad a la empresa de transportes al no observar ninguna anomala en las condiciones de entrega del producto.
Firma del encargado
Elabor:
Revis:
Autoriz :
OMEGA
22/May/2012 51
Cuentas por Pagar
OBJETIVOS
Saldar las cuentas por pagar, con el fin de no contraer deudas impagables, ni montos con intereses, por pago tardo.
POLITICAS
La informacin se tiene que pedir al Gerente de Contabilidad. La informacin es confidencial. El Gerente de Contabilidad y el Subdirector administrativo son los nicos facultados para saldar cuentas.
La informacin debe dase en formato digital y/o escrito, con fin de comprobar la misma.
Los pagos solo puede hacerlo el Gerente de Contabilidad en efectivo o con cheque.
Elabor:
Revis:
Autoriz :

CUENTAS POR PAGAR
OMEGA
22/May/2012 52
No.
1 1.1 1.2 2 2.1 2.2 Gerente de Contabilidad
Responsable
Subdirector Administrativo
Actividad
Enva al Contador solicitud de los estados financieros Revisa que cuentas hay por pagar Enva solicitud de pago al Gerente de Contabilidad Recibe y decide si realizar o no el pago Si se realiza el pago, se da por terminado el procedimiento. En caso de no realizarse el pago, se deber justificar dicho hecho
Documento/Forma
Solicitud de EF
Solicitud de Pago Solicitud de Pago
Justificacin de Pago
2.3
3 Subdirector Administrativo
Enva justificacin.
Decide y revisa si no existen los recursos para pagar, este se detiene o bien la cuenta es saldada.
Elabor:
Revis:
Autoriz :

CUENTAS POR PAGAR
OMEGA
22/May/2012 53
Diagrama de Flujo
Subdirector Administrativo Enva al contador solicitud de Estados Financieros
S O L E F
Gerente de Contabilidad
S O L P A G
Director Administrativo
Recibe y decide si realizar o no el pago Si
Decide y revisa si hay los recursos para pagar, este se detiene o se salda la cuenta
Revisa que cuentas hay por pagar No Enva solicitud de pago al Gerente de Contabilidad
S O L P A G
Se realiza el pago y se termina el procedimiento
Se justifica el porque no se hizo el pago
FIN
Se enva Justificacin de pago

JUSTIFICACION P
Elabor:
Revis:
Autoriz :

CUENTAS POR PAGAR
OMEGA
22/May/2012 54
SOLICITUD DE ESTADOS FINANCIEROS
FECHA:
Por medio de la presente solicito(amos) los estados financieros correspondientes del periodo: __________al_________, con el fin de utilizarlos como informacin de apoyo para:_____________________ ______________________________________________________ ___. NOMBRE DEL SOLICITANTE: NOMBRE DEL CONTADOR EN TURNO: REA SOLICITANTE:
FIRMA DEL SOLICITANTE
FIRMA DEL CONTADOR
Elabor:
Revis:
Autoriz :

CUENTAS POR PAGAR
OMEGA
22/May/2012 55
JUSTIFICACIN DE PAGO A PROVEEDORES/CLIENTES Fecha de realizacin: Fecha de pago: Nombre del cliente o proveedor a quien se le pagar: El pago ____se realiz con xito debido a_________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ____________________________. y Firma Nombre Firma de Firma de Gerente de Contador en Subdirector de Contabilidad Turno Administrativo
Monto a pagar: $ M.N
OMEGA
22/May/2012 56
Presentacin de Presupuestos para su Aprobacin
OBJETIVOS
Controlar el buen manejo del presupuesto evitando fraudes o un mal manejo de este, con el fin de maximizar los recursos y minimizar la prdida, llevando el logro de objetivos.
POLITICAS
El subdirector administrativo tiene la obligacin de verificar todo el presupuesto y ajustarlo. Solo los participantes en dicho procedimiento estn autorizados a manejar la informacin obtenida. Todos los participantes en el procedimiento deben de firmar cada uno de los documentos emitidos. Todos los participantes deben de mostrar un papel que los avale como encargados de su rea para el presupuesto
PRESENTACION DE PRESUPUESTOS PARA SU APROBACION
OMEGA
22/May/2012 57
No. Responsable Actividad Documento/forma
Subdireccin administrativa
Gerente de Presupuestos
Notifica la necesidad de generar el presupuesto anual para el siguiente ejercicio

Recibe informacin y evala toda la informacin requerida para realizar los presupuestos Genera el presupuesto para toda la empresa Enva el informe del presupuesto con toda la informacin de la empresa Recibe y evala el informe para ver si es correcto Verifica informacin y ajusta algunos trminos Realiza una revisin final y presenta informe correspondiente, firma el documento de autorizacin y lo enva
Aviso
Base de datos
3 4
Gerente de Presupuestos Gerente de Presupuestos
Informe Informe
5 6 7
Subdireccin administrativa Subdireccin administrativa Subdireccin administrativa
Informe Ajuste Autorizacin
Verifica el informe y lo reparte a cada responsable de rea
Informe ya Autorizado
Elabor:
Revis:
Autoriz :
PRESENTACION DE PRESUPUESTOS PARA SU APROBACIN
OMEGA
22/May/2012 58
Subdirector Administrativo Notifica la necesidad de realizar el presupuesto anual Gerente de Presupuestos Recibe y evala toda la informacin para realizar presupuesto
A V I S O
Subdirector Administrativo Recibe y evala la informacin del presupuesto

IN F O R M E IN F O R M E
Gerente de Presupuestos Recibe el informe, lo verifica y lo reparte a cada responsable de rea

IN F A U T
Verifica informacin de nuevo y ajusta trminos

B D
FIN
Elabora el presupuesto de toda la empresa
IN F O R M E IN F O R M E
Se revisa finalmente el presupuesto y se autoriza para ser enviado
A U T O RI Z
Enva el informe del presupuesto de toda la empresa
Elabor:
Revis:
Autoriz :
OMEGA
22/May/2012 59
NOTIFICACIN DE PRESUPUESTO ANUAL
FECHA:
La Subdireccin administrativa informa que la Gerencia de Presupuestos realizar una investigacin para reunir informacin de cada rea de la empresa, con el fin de generar el nuevo presupuesto . Nombre del rea que Recibe Nombre del Gerente del rea: Presupuesto de rea Requerido:
Firma del Gerente de rea
Firma de Subdirector Administrativo
Elabor:
Revis:
Autoriz :
OMEGA
22/May/2012 60
PRESUPUESTO ANUAL POR REA ADMINISTRATIVA

FECHA: REA:
Presupuesto de rea Requerido:$ M.N $
Presupuesto Otorgado para el siguiente ejercicio: M.N Nombre del Gerente del rea:
La Gerencia de Presupuestos da a conocer que el presupuesto antes mencionado incluye los gastos asimilados y necesarios para el buen funcionamiento del rea administrativa correspondiente.
Firma del Gerente de rea

Elabor: Revis:
Firma Gerente de Presupuestos

Autoriz :
OMEGA
22/May/2012 61
PRESUPUESTO ANUAL DE LA EMPRESA OMEGA

FECHA: REA ADMINISTRATIVA PRESUPUESTO OTORGADO FIRMA DEL GERENTE DEL REA
G. de Presupuestos
Elabor: Revis:
PRESUPUESTO TOTAL: $ M.N

Autoriz :
OMEGA
22/May/2012 62
PRESUPUESTO ANUAL DE LA EMPRESA OMEGA

FECHA: REA ADMINISTRATIVA PRESUPUESTO OTORGADO FIRMA DEL GERENTE DEL REA
G. de Presupuestos
Elabor: Revis:
PRESUPUESTO TOTAL: $ M.N
Autoriz :
OMEGA
22/May/2012 63
Asignacin de Recursos Financieros y Materiales a las Diversas Areas que conforman la Empresa.
OBJETIVOS
Que la empresa logre maximizar todos sus recursos para lograr mayor productividad, evitando la fuga de estos o su desperdicio, manteniendo la estabilidad de la empresa, con el fin de obtener los resultados estimados.
POLITICAS
Asignar siempre la cantidad correcta y exacta de recursos a cada uno de los departamentos de la organizacin, esto con el fin de evitar fraudes. La informacin generada por la Gerencia de Presupuestos solo podr ser verificada y revisada con el fin de confirmar que los recursos asignados sean los idneos para el rea correspondiente. La Gerencia de Presupuestos tiene la obligacin de llevar un control sobre la asignacin de los recursos para tomar decisiones. La gerencia de presupuestos debe de dar una justificacin del monto de los recursos dados a cada rea.
OMEGA
22/May/2012 64
No. 1 2 3 Responsable Subdirector Administrativo Gerente de Presupuestos Gerente de Presupuestos Actividad Notifica la necesidad de asignar los recursos financieros y materiales para el ao siguiente Recibe la notificacin y evala los Estados Financieros para poder generar la informacin para le ao siguiente Enva notificacin al Gerente de Contabilidad para realizar una junta Documento/forma Aviso Estados Financieros Aviso
4
5 6 7 8 9
Gerente de Contabilidad
Gerente de Contabilidad y G. de Presupuestos Gerente de Presupuestos Gerente de Presupuestos Gerente de Presupuestos Subdirector Administrativo
Recibe la notificacin y propone la fecha para hacer la junta

Se renen y se estipula que el gerente de Contabilidad proporcione toda la informacin pertinente para la gerencia de presupuestos Investiga los requerimientos de cada rea de la empresa, se obtienen datos y evala el pronostico del presupuesto anual Revisa los Edos Financieros del ao pasado y verifica que haya liquidez para el presupuesto Se confirma la liquidez de la empresa y se notifica el siguiente presupuesto anual Verifica el presupuesto y lo autoriza, notifica a todas las reas el presupuesto para el siguiente ao
Aviso
Acuerdo Investigacin y pronstico del presupuesto Estados Financieros Y pronsticos del presupuesto Notificacin Autorizacin del presupuesto
Elabor:
Revis:
Autoriz :
Subdirector Administrativo Notifica la importancia de asignar los recursos financieros y materiales para el siguiente ao Gerente de Presupuestos Recibe la notificacin y evala los Edos Financieros del ao pasado Genera informacin y notifica al Gerente de Contabilidad para agendar junta Gerente de Contabilidad Recibe notificacin y propone fecha para la junta A V I S O A V I S O G. de Contabilidad y G. de Presupuestos Se estipula que el G. de Conta proporcione toda la informacin al G. de Presupuestos Gerente de Presupuestos Investiga, obtiene datos de cada rea y evala el pronostico del presupuesto anual Revisa los Edos Financieros del ao pasado y verifica liquidez para presupuesto Subdirector Administrativo
OMEGA
22/May/2012 65
A C U E R D O
Verifica y autoriza el presupuesto , lo reparte a cada rea de la empresa
P R E S P
FIN I P y P . P
E F A V I S O
E F
N O T I F
Se confirma la liquidez de la empresa y se notifica el siguiente presupuesto anual
Elabor:
Revis:
Autoriz :
OMEGA
22/May/2012 66
AVISO DE RECURSOS FINANCIEROS Y MATERIALES
FECHA:
Por medio de la presente solicito(amos) la apertura de la investigacin de recursos por rea, con el fin de elaborar un presupuesto por rea y general de la empresa. Debe redactarse el monto de todos los recursos pedidos para poder hacer el ejercicio siguiente. NOMBRE DEL REA: NOMBRE DEL CONTADOR EN TURNO:
Firma de Gerente de rea

Elabor: Revis:
Firma de Subdirector Administrativo

Autoriz :
OMEGA
22/May/2012 67
AVISO
Gerente de Contabilidad:
FECHA:
Por medio de la presente le informo a usted que el da___de______de201__, se realizara la junta para tratar el asunto con respecto a la asignacin de los recursos materiales y financieros de cada rea. Esperando contar con su presencia y apoyo puntualmente. GRACIAS
Hora de la junta:
Sala de Juntas no:
Subdirector Administrativo
Elabor:
Revis:
Autoriz :
OMEGA
22/May/2012 68
PRONSTICO DE PRESUPUESTO DE OMEGA

REA ADMINISTRATIVA PRESUPUESTO
FECHA:
RECURSOS FINANCIEROS Y/O MATERIALES
PRNOSTICO TOTAL: $ M.N G. de Presupuestos

OMEGA
22/May/2012 69
anexos
Elabor:
Revis:
Autoriz :
OMEGA
22/May/2012 70
Glosario de trminos
Elabor:
Revis:
Autoriz :
OMEGA
22/May/2012 71
Conceptos utilizados en el manual

Recursos mdicos: Recursos que se utilizaran en el examen mdico como la papelera, vacunas, y dems material a utilizar en su aplicacin.
Examen psicomtrico: instrumento que permite pronosticar las perspectivas de xito de los interesados a ingresar a los diferentes establecimientos. Capacitacin: Proceso continuo de enseanza-aprendizaje, se desarrollan habilidades.
Reclutamiento: Procedimientos que se implementarn con el objetivo de atraer personal.

Nmina: Relacin de empleados a percibir un salario. Gerente de ventas: Administra las ventas a nivel Nacional; supervisa y recibe informes de las tres zonas del pas a su cargo y solucionar problemas de rango mayor. Es su responsabilidad cumplir con el mnimo de volumen de ventas establecido por ao y para ello debe adems disear mecanismos que impulsen la actividad de los vendedores y su consecuente alcance de la cuota. Solicitud de pedido: es una peticin u orden para compras, con el fin de obtener una cantidad determinada de material o un servicio disponible en un momento dado. Productos terminados: son todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales son transformados para ser vendidos como productos elaborados.
Elabor:
Revis:
Autoriz :
OMEGA
22/May/2012 72
Documentos por pagar: Aquellos en que consta la promesa de pagar incondicionalmente a una fecha determinada, cierta cantidad de dinero. No se incluyen bajo esta denominacin las hipotecas, las cdulas hipotecarias y los bonos u obligaciones en circulacin. Plan de financiamiento: es una proyeccin de con que tipos de instrumentos financieros (prestamos, crditos) se van a cubrir los gastos de la empresa, el plan debe de incluir como se va a pagar tambin, y el tiempo y forma de los mismos. Gerente de contabilidad: Es la funcionaria encargada del departamento de contabilidad, responsable de que se lleven correctamente los registros de contabilidad y sus respaldos. De la preparacin de los informes financieros y estadsticos que sean necesarios. Plizas: Es el documento de carcter interno en la que se registran las operaciones y se anexan los comprobantes de dichas operaciones. Accionistas: Persona fsica o jurdica que es propietaria de acciones de los distintos tipos de sociedades annimas o comanditarias que pueden existir en el marco jurdico de cada pas. Pronstico: Anunciar un hecho futuro o la evolucin de un proceso a partir de criterios lgicos o cientficos. Estados financieros: Informes que utilizan las instituciones para informar de la situacin econmica y financiera y los cambios que experimenta la misma a una fecha o periodo determinado.
Elabor:
Revis:
Autoriz :
CREDITOS
Nombre: Fernando Bedolla Alvarado Edad: 20 aos Estudiante de Administracin
Nombre: Diego Enrique Martnez Prez Edad: 20 aos Estudiante de Administracin
Nombre: Ricardo Josu Mendizbal Vilchis Edad: 19 aos Estudiante de Administracin Fecha de nacimiento: 03/04/1993 Aptitudes y/o Actitudes: Optimista, Radical, Responsable, Dedicado al estudio, Lder, Inteligente, Creativo, Proactivo, Servicial, Etc. bueno para coordinando trabajos e implementar soluciones a cualquier tarea, trato de buscar siempre el lado bueno a las cosas, soy realista,

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Ricardo Josu Mendizabal Vilchis

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PROCEDIMIENTOS AREA DE RECURSOS HUMANOS

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Procedimiento de Reclutamiento de Personal

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PROCEDIMIENTO DE RECLUTAMIENTO DE PERSONAL

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Publicacin de vacantes Curriculum

Informar a las personas que fueron aceptadas

Entrevista final con personal aceptado

Aplicar examen mdico a los seleccionados

Firma de Contrato contrato

Programa citas para aplicar entrevistas

Elaborar exmenes psicomtricos

Lleva a cabo las entrevistas programadas Curriculum

PROCEDIMIENTO DE RECLUTAMIENTO DE PERSONAL

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Manual de Procedimientos General PROCEDIMIENTO DE RECLUTAMIENTO DE PERSONAL

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RESPONSABLE Auxiliar Gerente de Recursos Humanos Auxiliar

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Convocar al personal para elaborar plan de capacitacin

Citar al personal a capacitar, entregando oficios de invitacin al curso a los empleados

Gerente de Recursos Humanos

Registro de las personas a capacitar Registro

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CURSO DE CAPACITACION DE PERSONAL

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Otorga la presente CONSTANCIA A ____________________

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Gerente de Recursos Humanos Auxiliar

Revisar y aprobar la estructura de la nmina

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Dar de alta al trabajador

Revisar y aprobar estructura de nmina Estructura de nmina

Elaborar estructura de nmina Estructura de nmina

Revisar inasistencias y retardos

Determinar fecha y hora para el pago de la nomina

Realizar el pago de la nomina

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PROCEDIMIENTOS AREA DE COMPRAS

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Procedimiento de Compra de Materia Prima

PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE MATERIA PRIMA

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Revisa que la solicitud se ajuste al presupuesto

Recibe la materia prima y la almacena en el almacn

Consulta el catlogo de proveedores

PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE MATERIA PRIMA

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